見るべきセルが目に入る形にするときに使える指示文です。かっこの中を自分の状況に置き換えれば、そのまま使えます。渡すものは目立たせたい条件、返ってくるのは設定手順です。
この用途の概要
| 何をさせるか | 見るべきセルが目に入る形にする |
|---|---|
| 渡すもの | 目立たせたい条件 |
| 返ってくるもの | 設定手順 |
| 分類 | データ・表計算 |
| 向いているツール | 文章・対話 |
| 任せ方 | 確かめてから使う（2／3） |
条件付き書式を設定する｜そのまま使える指示文
かっこの中を自分の状況に置き換えて、そのままコピーして使えます。
条件付き書式を設定したいです。
・目立たせたいセル：（どういう条件のとき）
・範囲：
・使うもの：（Excel／Googleスプレッドシート）
条件：
・数式を使う場合は、その数式と、なぜ絶対参照／相対参照にするかを説明してください
・複数の条件が重なったときの優先順位も教えてください
・色だけで区別すると分からない人がいるので、他の方法も併せて提案してくださいこの形にしている理由。条件付き書式は参照の絶対・相対を間違えると、1行目だけ効いて他が効かない。理由込みで説明させる。
この指示文が何をしているか
指示文を部分ごとに分けると、それぞれ別の役目を持っています。
- 渡す材料の指定
- かっこで示した部分に、目立たせたい条件を入れます。ここが空のまま送ると、AIが一般論で埋めます。
- 出力の形の指定
- 設定手順という形を指定しています。形を決めておくと、毎回同じ構造で返ってくるので、次の作業につなげやすくなります。
- やってはいけないことの指定
- 「補わない」「推測しない」といった禁止を入れています。これを書かないと、材料にないことが混ざります。
つまずくところ
色だけで意味を持たせると、色が見分けにくい人に伝わらない。印刷やコピーでも失われる。
こうすると直る
色に加えて、記号や文字も併用する。
どこまで任せられるか
この用途の任せ方は確かめてから使う（2／3）です。形は任せられますが、中身は確かめる必要があります。事実に関わる部分は元の資料と突き合わせてください。
| 段階 | 意味 | この用途は |
|---|---|---|
| 1 | そのまま任せられる | |
| 2 | 確かめてから使う | ここ |
| 3 | 人が判断する |
段階は「AIの性能」ではなく「間違えたときの影響」で決めています。文章の言い回しを間違えても直せますが、契約や体調に関わる判断を間違えると取り返しがつきません。
どの用途にも効く6つの原則
この6つは、どの指示文にも共通して効きます。うまくいかないときは、まずこのどれかが抜けていないかを見てください。
- 役割を決める
- ただ「書いて」と頼むより、「新人に説明する立場で」「校正者として」のように立場を決めると、出てくる文の前提がそろいます。
- 入力を先に、条件を後に
- 渡す材料と、守ってほしい条件を分けて書きます。混ざっていると、条件が材料の一部として読まれることがあります。
- 出力の形を数で指定する
- 「いくつ」「何字」「どの順」を数で指定します。「簡潔に」は人によって長さが違いますが、「200字で」は揺れません。
- してほしくないことを書く
- 「補わないでください」「推測で書かないでください」は、書かないと必ず補われます。
- 分からないときの言い方を決める
- 「分からない場合は分からないと書いてください」を入れておくと、それらしい答えで埋められずに済みます。
- 例を1つ見せる
- 欲しい形の見本を1つ渡すと、説明を重ねるより早く伝わります。
条件付き書式を設定するの指示文では、とくに「出力の形を数で指定する」と「してほしくないことを書く」が効きます。色だけで意味を持たせると、色が見分けにくい人に伝わらない。印刷やコピーでも失われる。
使う前に確かめること
- かっこの中を、自分の状況に置き換えたか
- 渡す材料が揃っているか（足りないまま送ると埋められます）
- 社外に出せない情報が含まれていないか
- 出てきたものを、そのまま使うのか確かめてから使うのか決めたか
とくに3つめは、使うサービスの設定によっては入力した内容が学習に使われることがあります。会社の規定を先に確かめてください。
「データ・表計算」の他の用途
同じ分類には9件あります。似た場面で使うものは、指示文の書き方も似ます。
| 用途 | させること | 任せ方 |
|---|---|---|
| Excelの関数を教わる | やりたい処理を伝えて、関数の式を出してもらう | そのまま任せられる（1） |
| データの集計方法を相談する | 手元の数字から、何をどう出せば知りたいことが分かるかを決める | 確かめてから使う（2） |
| SQLを書いてもらう | 取りたいデータを日本語で伝えて、クエリにしてもらう | 確かめてから使う（2） |
| CSVの整形をする | 揃っていないデータを、扱える形に直す手順を作る | 確かめてから使う（2） |
| ピボットテーブルの作り方を聞く | どの項目を行と列に置くかを決める | 確かめてから使う（2） |
| 条件付き書式を設定する | 見るべきセルが目に入る形にする | 確かめてから使う（2） |
| グラフの体裁を整える | 読み手が誤解しない軸と目盛りにする | 確かめてから使う（2） |
| 重複を見つける | 同じものが二重に入っていないか確かめる | 確かめてから使う（2） |
| 名寄せをする | 表記の違うものを同じものとしてまとめる | 確かめてから使う（2） |
条件付き書式を設定するの他のページ
この用途については、5つの角度でまとめています。
| ページ | 書いていること |
|---|---|
| 条件付き書式を設定するの書き方 | この用途で外さないための組み立て方 |
| 条件付き書式を設定するの失敗と直し方 | うまくいかないときに、指示文のどこを変えるか |
| 条件付き書式を設定するのツール選び | 文章・対話のツールの中で、この用途に向くもの |
| 条件付き書式を設定するの応用 | 慣れてきたときの進め方と、他の用途との組み合わせ |
条件付き書式を設定するを使う場面
見るべきセルが目に入る形にするという作業です。実際に使う場面を押さえておくと、指示文に何を書けばいいかが決まります。
- 出てきたものを誰が見るか
- 自分か、同じ表を使う人
- いつ使うか
- 手作業では終わらない量になったとき
- 間違えたときに何が起きるか
- 式や処理を間違えると、間違った数字が資料に載る
- かかる時間の目安
- 式を得るのは数分。検算に時間をかける
条件付き書式を設定するで渡すのは目立たせたい条件、返ってくるのは設定手順です。この2つがはっきりしていないうちに指示文を書くと、一般論しか返ってきません。
使う前に決めておくこと
指示文を書き始める前に、次を決めておいてください。ここが決まっていないと、何度書き直しても結果が安定しません。
- 表の構造（どの列に何があるか）
- 件数
- 使っているソフトとバージョン
- 元データのバックアップ
表の構造（どの列に何があるか）
これが決まらないうちは、指示文を書いても意味がありません。条件付き書式を設定するの場合、ここが曖昧だと出てくるものも曖昧になります。
件数
2つめ以降は、指示文の条件として書き足す部分です。書かなければAIが勝手に決めます。
使っているソフトとバージョン
書き忘れると、あとから直すことになります。最初に決めておくほうが速く終わります。
元データのバックアップ
書き忘れると、あとから直すことになります。最初に決めておくほうが速く終わります。
出てきたものの確かめ方
条件付き書式を設定するの出力は、確かめてから使う段階（2／3）です。形は任せられますが、中身は次の観点で確かめてください。
- 小さい表で手計算と一致するか
- 空欄や表記ゆれの扱いが想定どおりか
- 件数が想定と合うか
小さい表で手計算と一致するか
目で追うだけでは見落とします。項目を1つずつ潰す形で確かめてください。
空欄や表記ゆれの扱いが想定どおりか
目で追うだけでは見落とします。項目を1つずつ潰す形で確かめてください。
件数が想定と合うか
数字は、元の材料を検索して一致するか確かめます。要約の中に埋め込まれた数字は、とくに間違いに気づきにくくなります。
期待どおりの答えが返ってきたときこそ確かめてください。自分が望んでいた結論が出ると、検算をしないまま通してしまいます。
条件付き書式を設定するの前後にある作業
条件付き書式を設定するは、たいてい一連の作業の途中にあります。前後を意識すると、渡す材料と出力の形が決まります。
| 段階 | すること | AIに任せられるか |
|---|---|---|
| 前 | 目立たせたい条件を用意する | 材料集めは自分でやることが多い段階です |
| ここ | 見るべきセルが目に入る形にする | 確かめてから使う（2／3） |
| 後 | 設定手順を確かめて使う | 確かめるのは人の仕事です |
同じ流れで使う用途
| 用途 | させること |
|---|---|
| Excelの関数を教わる | やりたい処理を伝えて、関数の式を出してもらう |
| データの集計方法を相談する | 手元の数字から、何をどう出せば知りたいことが分かるかを決める |
| SQLを書いてもらう | 取りたいデータを日本語で伝えて、クエリにしてもらう |
| CSVの整形をする | 揃っていないデータを、扱える形に直す手順を作る |
| ピボットテーブルの作り方を聞く | どの項目を行と列に置くかを決める |
| グラフの体裁を整える | 読み手が誤解しない軸と目盛りにする |
| 重複を見つける | 同じものが二重に入っていないか確かめる |
| 名寄せをする | 表記の違うものを同じものとしてまとめる |
前の段階で材料が揃っていないと、この段階で埋め合わせが起きます。埋め合わせられたものは、材料に無かったものです。
105用途の中でどこにいるか
このサイトには105用途を収録しています。条件付き書式を設定するがどのあたりに位置するのかを数字で見ます。
| 見るもの | この用途 | 全体 | ||
|---|---|---|---|---|
| 分類 | データ・表計算 | 11分類のうちの1つ | ||
| 同じ分類の用途数 | 9件 | 105件 | ||
| 任せ方 | 確かめてから使う（2） | 1:15件 / 2:84件 / 3:6件 | ||
| 向いているツールの分類 | 文章・対話 | 12件のツールがある |
分類ごとの用途数
| 分類 | 用途数 | 任せ方の内訳 | |
|---|---|---|---|
| ビジネス文書 | 15 | 1:3 / 2:11 / 3:1 | |
| 資料作成 | 8 | 1:2 / 2:6 / 3:0 | |
| 調べもの | 9 | 1:2 / 2:5 / 3:2 | |
| 文章を書く | 12 | 1:4 / 2:8 / 3:0 | |
| 学習 | 9 | 1:2 / 2:7 / 3:0 | |
| データ・表計算 | 9 | 1:1 / 2:8 / 3:0 | |
| 開発 | 12 | 1:0 / 2:12 / 3:0 | |
| 就職・転職 | 8 | 1:0 / 2:6 / 3:2 | |
| 画像生成 | 7 | 1:0 / 2:6 / 3:1 | |
| 暮らし | 9 | 1:1 / 2:8 / 3:0 | |
| AIとの付き合い方 | 7 | 1:0 / 2:7 / 3:0 |
任せ方の段階は「AIの性能」ではなく「間違えたときの影響」で決めています。3が多い分類は、AIに任せきれない判断が含まれる分野です。
条件付き書式を設定するに関わる言葉
このページで使っている言葉のうち、意味を取り違えやすいものをまとめました。
- プロンプト
- AIに渡す指示文のこと。日本語では「指示文」と書きます。長さに決まりはなく、条件を並べた数百字のものが普通です。
- カスタム指示
- 毎回同じことを書かなくて済むよう、あらかじめ登録しておく指示。サービスによって呼び方が違います（システムプロンプト、カスタムインストラクションなど）。
- ハルシネーション
- AIが事実でないことを、事実のように書いてしまうこと。文章としては自然なまま起きるので、読んで違和感を探すだけでは見つかりません。
- コンテキスト
- 一度に渡せる文章の量。これを超えると、前のほうの内容が扱われなくなります。
- トークン
- AIが文章を数える単位。日本語はおおよそ1文字が1トークン前後です。料金がトークン数で決まるサービスがあります。
- 絶対参照
- 式をコピーしても参照先が動かない書き方（$A$1）。条件付き書式や集計でよく使います。
- 正規化
- データの表記を揃えること。全角半角、スペース、法人格の書き方などを統一します。
条件付き書式を設定するについて、よくある質問
指示文をそのままコピーして使えますか？
かっこの中を自分の状況に置き換えれば使えます。置き換えずに送ると、目立たせたい条件が無い状態になるので、一般的な話しか返りません。
どのAIで使えますか？
文章・対話に分類されるツールなら、どれでも基本的な形は通ります。ツールごとの違いは条件付き書式を設定するのツール選びにまとめました。
出てきたものをそのまま使っていいですか？
この用途は「確かめてから使う」段階です。形はそのまま使えますが、中身は確かめてください。
毎回結果が違うのですが
出力の形を数で指定し、欲しい形の見本を1つ添えると揺れが減ります。完全に同じにはなりません。詳しくはうまくいかないときを見てください。
社外に出せない情報を渡しても大丈夫ですか？
使うサービスの設定によっては、入力した内容が学習に使われます。固有名詞をA社・B社に置き換える、数字を丸めるなどして渡すか、会社の規定を確かめてください。
間違えたときにどうなりますか？
式や処理を間違えると、間違った数字が資料に載るです。だからこのページでは、確かめ方まで書いています。
どのくらい時間がかかりますか？
式を得るのは数分。検算に時間をかけるです。確かめる時間を見込んでおいてください。
このページで分かったこと
- 条件付き書式を設定するは「見るべきセルが目に入る形にする」ための用途
- 渡すのは目立たせたい条件、返ってくるのは設定手順
- 任せ方は確かめてから使う（2／3）
- つまずくのは：色だけで意味を持たせると、色が見分けにくい人に伝わらない。印刷やコピーでも失われる。
- 向いているツールは文章・対話の分類
式や処理を間違えると、間違った数字が資料に載る。出てきたものは、このページの「確かめ方」を通してから使ってください。
指示文を短くした版
毎回すべてを書くのが面倒なときは、ここまで削れます。削っても外してはいけないのは「材料を渡すこと」と「補わせないこと」の2つです。
条件付き書式を設定したいです。
（目立たせたい条件を貼る）
・色だけで区別すると分からない人がいるので、他の方法も併せて提案してくださいこの短い版で足りるかどうかは、出てきたものを見て決めてください。形が毎回変わる、材料にないことが混ざる——このどちらかが起きたら、元の長い版に戻します。
丁寧に書きたいとき
大事な場面では、次を足すと精度が上がります。
- 読む人を指定する
- 「（誰）が読む前提で」と書くと、専門用語の量と説明の細かさが変わります。
- 見本を1つ添える
- 欲しい形の見本を1つ渡すと、説明を重ねるより早く伝わります。過去にうまくいった出力を取っておくと使えます。
- 理由も書かせる
- 「そう判断した理由も書いてください」を足すと、判断が妥当かを確かめられます。ただし出力が長くなります。
- 段階を分ける
- 条件付き書式を設定するを1回でやらず、「まず観点を出す→選ぶ→本文を作る」と分けると、途中で方向を直せます。
この指示文を自分用に保存する
一度うまくいったら、次から書き直さずに済む形にしておきます。
- 毎回変わる部分（かっこの中）と、変わらない部分を分ける
- 変わらない部分を、カスタム指示やメモに保存する
- 変わる部分は、記入欄の形で残しておく（「相手：＿＿」のように）
- 使うたびに直したところがあれば、保存した側に反映する
4つめを続けると、自分の仕事に合った指示文が育ちます。毎回同じところを直しているなら、それは保存する側に書けます。
表計算でAIを使うときに気をつけること
データ・表計算の用途に共通して効くことをまとめます。条件付き書式を設定するにも当てはまります。
- 小さい表で検算する
- 式は動いても、想定と違うものを数えていることがあります。数件の表で手計算と一致するか確かめてから本番に入れてください。
- 元データを残す
- 整形や置換は戻せないことが多い作業です。作業用のコピーを作って、そこで試してください。
- 件数を前後で数える
- 処理の前と後で件数を数えると、意図しない増減に気づけます。
- バージョンを伝える
- 新しい関数は古いバージョンで使えません。Excelのバージョンやスプレッドシートかを必ず書いてください。
- 空欄と表記ゆれを先に潰す
- 同じものが別々に集計される原因は、たいてい空欄と表記ゆれです。集計の前に一意な値の数を確かめてください。
この分類の作業の流れ
- 表の構造を書き出す
- 作業用のコピーを作る
- 処理の前に件数を数える
- AIに式や手順を出してもらう
- 小さい表で検算する
- 本番に適用して件数を再確認
条件付き書式を設定するは、この流れの中では「処理の前に件数を数える」のあたりに入ります。前後の段階を自分でやることを前提にしてください。
近い用途の探し方
105用途は、分類のほかに「任せ方」でも並べられます。同じ任せ方の用途は、確かめる手間も似ます。
| 任せ方 | 意味 | 用途数 | この用途 | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | そのまま任せられる | 15 | ||
| 2 | 確かめてから使う | 84 | ここ | |
| 3 | 人が判断する | 6 |
同じ「確かめてから使う」の用途
| 用途 | 分類 | させること |
|---|---|---|
| 議事録から決定事項を抜き出す | ビジネス文書 | 会議の文字起こしから、決まったことと持ち帰りだけを取り出す |
| 長い資料を要約する | ビジネス文書 | 読む時間がない資料から、判断に要る部分だけを取り出す |
| 稟議書の理由を書く | ビジネス文書 | 欲しいものと、なぜ要るのかを、決裁者に伝わる形にする |
| 表にまとめる | 資料作成 | ばらばらの情報を、比べられる形に整える |
| 図解の案を出す | 資料作成 | 文章で説明していることを、絵にする方法を考える |
| キャッチコピーを考える | 文章を書く | 商品やサービスを一言で言う |
| 練習問題を作ってもらう | 学習 | 覚えたことを確かめる問題を出してもらう |
| 文章を添削してもらう | 学習 | 書いた文の、直すべきところを指摘してもらう |
| データの集計方法を相談する | データ・表計算 | 手元の数字から、何をどう出せば知りたいことが分かるかを決める |
| SQLを書いてもらう | データ・表計算 | 取りたいデータを日本語で伝えて、クエリにしてもらう |
分類から探す
| 分類 | 用途数 | 中心になる作業 | |
|---|---|---|---|
| ビジネス文書 | 15 | 指示文で下書きを作る | |
| 資料作成 | 8 | 構成を作る | |
| 調べもの | 9 | 一次情報を探す | |
| 文章を書く | 12 | 構成を作る | |
| 学習 | 9 | AIに説明してもらう | |
| データ・表計算 | 9 | 処理の前に件数を数える | |
| 開発 | 12 | 外部に影響する処理を確かめる | |
| 就職・転職 | 8 | 重なる部分を選ぶ | |
| 画像生成 | 7 | 指示文を組み立てる | |
| 暮らし | 9 | AIに候補を出してもらう | |
| AIとの付き合い方 | 7 | 指示文を作る |
場面別の書き換え例
同じ条件付き書式を設定するでも、急いでいるときと大事な場面では、書く量が変わります。3つの形を用意しました。
1. 急いでいるとき（最短の形）
見るべきセルが目に入る形にするてください。
出力：設定手順
材料に無いことは補わないでください。
---
（目立たせたい条件）材料を渡すことと、補わせないこと。この2つだけは削れません。これ以外を削ったのがこの形です。形が毎回変わってもいい場面で使ってください。
2. 大事な場面（条件を足した形）
見るべきセルが目に入る形にするてください。
・読む人：（誰が見るか）
・使う場面：（どこで使うか）
・分量：（◯◯字／◯項目）
出力の形：設定手順
守ってほしいこと：
・材料に書かれていないことは補わないでください
・分からない箇所は「分からない」と書いてください
・色だけで意味を持たせると、色が見分けにくい人に伝わらない。印刷やコピーでも失われるという失敗を避けてください
---
（目立たせたい条件）読む人・場面・分量を足し、この用途で起きやすい失敗を名指しで避けさせています。色だけで意味を持たせると、色が見分けにくい人に伝わらない。印刷やコピーでも失われる。
3. 慣れてきたとき（保存する形）
【固定部分：カスタム指示やメモに保存する】
見るべきセルが目に入る形にするときは、次を守ってください。
・出力は「設定手順」の形にする
・材料に無いことは補わない
・分からない箇所は「分からない」と書く
【毎回書く部分】
目立たせたい条件：
読む人：
分量：固定部分をカスタム指示に入れておけば、毎回書くのは下半分だけになります。使うたびに直したところがあれば、固定部分に反映してください。自分の仕事に合った形に育ちます。
3つの使い分け
| 場面 | 使う形 | 確かめる量 |
|---|---|---|
| 下書きが欲しいだけ | 1. 最短 | 固有名詞と数字だけ |
| そのまま人に見せる | 2. 条件つき | このページの確かめ方をひととおり |
| 毎週・毎月やる | 3. 保存する形 | チェックリストにして毎回通す |
条件付き書式を設定するの任せ方は確かめてから使う（2／3）です。2か3の形を使い、確かめる工程を必ず通してください。
AIを使うときに、ずっと効くこと
用途が変わっても変わらないことが4つあります。うまくいかないときは、ここに戻ってください。
- 材料が9割
- 指示文をいくら磨いても、渡す材料が足りなければ結果は変わりません。条件付き書式を設定するなら目立たせたい条件です。ここを用意する手間を惜しまないでください。
- 書かないことは起きない
- 「補わないでください」「分からないなら分からないと書いてください」。書かなければ、必ず補われます。禁止は明示するものです。
- 一度に1つだけ変える
- 指示文を直すときは1箇所ずつです。まとめて変えると、何が効いたのか分からなくなり、次に活かせません。
- 期待どおりのときこそ確かめる
- 自分が望んでいた結論が返ってくると、検算をしないまま通してしまいます。もっともらしい文章は、内容を確かめずに信じてしまうものです。
4つめが、いちばん見落とされます。うまくいかないときは自然に疑いますが、うまくいったときは疑いません。条件付き書式を設定するで出てきたものも、期待どおりだったときほど確かめてください。
この用途に戻るとき
条件付き書式を設定するについては、次の5ページにまとめています。困ったときに合うページを開いてください。
条件付き書式を設定するで渡す材料の用意
この用途で渡すのは目立たせたい条件です。ここが揃っていないまま指示文を送ると、AIは足りない部分を埋めます。埋められたものは、元の材料に無かったものです。
材料が足りているかの見分け方
渡そうとしている材料を見て、「この中に答えの元があるか」を自分に聞いてください。無いなら、指示文をどう書いても出てきません。設定手順を作るのに要る情報が、材料の中にあるかどうかです。
材料が足りないときにできること
- 集めてから渡す
- いちばん確実です。手間はかかりますが、確かめる時間が減るので結局は速く終わります。
- 範囲を狭める
- 材料がある部分だけに絞って頼みます。条件付き書式を設定するを一度に全部やらず、分かっている範囲から始めます。
- 分からないと書かせる
- 「材料から分からないことは、分からないと書いてください」を足します。埋められるより、空欄のほうが扱えます。
- AIに何が足りないか聞く
- 「設定手順を作るのに、この材料で足りない情報は何ですか」と聞くと、集めるものが分かります。
渡してはいけないもの
材料に次が含まれていないか、送る前に見てください。使うサービスの設定によっては、入力した内容が学習に使われます。
| 種類 | どうするか |
|---|---|
| 顧客名・取引先名 | A社・B社に置き換える |
| 個人が特定できる情報 | 削るか、記号に置き換える |
| 未公開の数字 | 桁だけ合わせた仮の数字にする |
| 社外秘の資料 | 構造だけ渡して、中身は渡さない |
一度渡したものは取り消せません。条件付き書式を設定するが確かめてから使う段階（2／3）であることとは別に、この判断は毎回必要です。会社の規定を先に確かめてください。
条件付き書式を設定するをAIでやらないほうがいい場合
便利な用途を集めたサイトですが、使わない判断も同じくらい大事です。条件付き書式を設定するについて、次に当てはまるなら自分でやったほうが速く終わります。
- 1回しかやらない
- 指示文を組み立て、出てきたものを確かめる時間のほうが、見るべきセルが目に入る形にする時間より長くなることがあります。
- 材料を用意する手間が大きい
- 目立たせたい条件を整えるだけで終わってしまうなら、そのまま自分で仕上げたほうが速いことがあります。
- 確かめる時間が作る時間を超える
- この用途は「確かめてから使う」段階です。確かめる工程を飛ばせません。確かめに時間がかかる作業は、最初から自分でやるほうが確実です。
- 判断そのものが仕事
- 材料の整理は任せられますが、決めることは任せられません。決める部分をAIに渡すと、根拠のない結論を受け取ることになります。
- 渡せない情報が中心にある
- 置き換えて渡すと、その作業の意味が無くなることがあります。
このページは指示文について書いていますが、そもそも使うかどうかを先に決めてください。使わない判断も、使い方の一部です。