提案書の骨子を作るの指示文は、そのまま使うより自分の状況に合わせて書き換えたほうが精度が上がります。このページでは、どこを変えていいか、どこを変えると崩れるかをまとめます。
この用途の概要
| 何をさせるか | 相手の課題から始めて、こちらの案につなげる |
|---|---|
| 渡すもの | 相手の課題、こちらの案 |
| 返ってくるもの | 構成 |
| 分類 | ビジネス文書 |
| 向いているツール | 文章・対話 |
| 任せ方 | 確かめてから使う（2／3） |
組み立ての順番
指示文は、次の順で組み立てると崩れません。順番を変えると、後ろに書いたことが効きにくくなります。
- 何をしてほしいかを1行で書く
- 渡す材料を書く（この用途なら相手の課題、こちらの案）
- 返ってきてほしい形を書く（この用途なら構成）
- してほしくないことを書く
- 材料そのものを最後に貼る
材料を最後に置くのは、長い材料の後ろに条件を書くと、条件が読み飛ばされやすいためです。短い材料なら順番は問いませんが、長い文章を扱うときは効いてきます。
元の指示文
提案書の骨子を作ってください。本文は書かないでください。
・相手の課題：（相手が言っていること）
・こちらが分かっている事情：
・提案する内容：
・費用と期間：
条件：
・相手の課題の確認から始めてください
・こちらの案は、課題のどれに効くのかを対応づけてください
・課題に対応しない提案が混ざっていたら、指摘してくださいこの形にしている理由。提案書は「相手の課題→こちらの案」の対応が見えないと通らない。対応づけさせると、余分な提案が見える。
変えていい部分と、変えると崩れる部分
| 部分 | 変えていいか | 理由 |
|---|---|---|
| かっこの中 | 変える | 自分の状況を入れる場所です。ここを空のまま送ると一般論が返ります |
| 出力の形の指定 | 変えていい | 欲しい形に合わせて変えてください。ただし数で指定する形は保ってください |
| してほしくないことの指定 | 消さない | 消すと、材料にないことが補われます |
| 順番 | 変えないほうがいい | 材料を先に置くと、後ろの条件が効きにくくなります |
どの用途にも効く6つの原則
この6つは、どの指示文にも共通して効きます。うまくいかないときは、まずこのどれかが抜けていないかを見てください。
- 役割を決める
- ただ「書いて」と頼むより、「新人に説明する立場で」「校正者として」のように立場を決めると、出てくる文の前提がそろいます。
- 入力を先に、条件を後に
- 渡す材料と、守ってほしい条件を分けて書きます。混ざっていると、条件が材料の一部として読まれることがあります。
- 出力の形を数で指定する
- 「いくつ」「何字」「どの順」を数で指定します。「簡潔に」は人によって長さが違いますが、「200字で」は揺れません。
- してほしくないことを書く
- 「補わないでください」「推測で書かないでください」は、書かないと必ず補われます。
- 分からないときの言い方を決める
- 「分からない場合は分からないと書いてください」を入れておくと、それらしい答えで埋められずに済みます。
- 例を1つ見せる
- 欲しい形の見本を1つ渡すと、説明を重ねるより早く伝わります。
提案書の骨子を作るの指示文では、とくに「出力の形を数で指定する」と「してほしくないことを書く」が効きます。売りたいものが先にあって、課題を後から当てはめてしまう。
条件を足すとき
元の指示文で足りないときは、条件を足します。足す場所は「してほしくないこと」の直前です。
- 長さを決めたい
- 「全体を◯◯字にしてください」を足します。「簡潔に」は人によって長さが違います
- 読む人を指定したい
- 「（誰）が読む前提で書いてください」を足します。専門用語の量が変わります
- 出力の形を固定したい
- 欲しい形の見本を1つ添えます。説明を重ねるより早く伝わります
- 複数案が欲しい
- 「◯案出して、それぞれ何が違うかを添えてください」と書きます。違いを書かせないと、似た案が並びます
- 理由も知りたい
- 「そう判断した理由も書いてください」を足します。判断が妥当か確かめられます
条件を足しすぎたとき
条件が多すぎると、一部が無視されます。効いていない条件があると感じたら、次の順で減らしてください。
- 同じことを言っている条件をまとめる
- 結果を見て判断すればいい条件（言い回しの好みなど）を削る
- 複数の作業を1つの指示文でやろうとしていないか見直す。分けたほうが確実です
つまずくところ
売りたいものが先にあって、課題を後から当てはめてしまう。
こうすると直る
対応しない提案を指摘させて、それは外すか、別の機会に回す。
どこまで任せられるか
この用途の任せ方は確かめてから使う（2／3）です。形は任せられますが、中身は確かめる必要があります。事実に関わる部分は元の資料と突き合わせてください。
| 段階 | 意味 | この用途は |
|---|---|---|
| 1 | そのまま任せられる | |
| 2 | 確かめてから使う | ここ |
| 3 | 人が判断する |
段階は「AIの性能」ではなく「間違えたときの影響」で決めています。文章の言い回しを間違えても直せますが、契約や体調に関わる判断を間違えると取り返しがつきません。
「ビジネス文書」の他の用途
同じ分類には15件あります。似た場面で使うものは、指示文の書き方も似ます。
| 用途 | させること | 任せ方 |
|---|---|---|
| 議事録から決定事項を抜き出す | 会議の文字起こしから、決まったことと持ち帰りだけを取り出す | 確かめてから使う（2） |
| メールの下書きを作る | 要件と相手との関係を伝えて、送れる形のメールにする | そのまま任せられる（1） |
| 長い資料を要約する | 読む時間がない資料から、判断に要る部分だけを取り出す | 確かめてから使う（2） |
| 報告書の構成を組む | 何を書くかは決まっているが、順番が決まらないときに骨組みを作る | そのまま任せられる（1） |
| 謝罪文を書く | 何が起きて、何をするのかを、過不足なく伝える | 人が判断する（3） |
| 稟議書の理由を書く | 欲しいものと、なぜ要るのかを、決裁者に伝わる形にする | 確かめてから使う（2） |
| 打ち合わせのアジェンダを作る | 限られた時間で決めることを決めるための進行表を作る | そのまま任せられる（1） |
| 社内向けのお知らせを書く | 全員に読ませる必要がある情報を、短く確実に伝える | 確かめてから使う（2） |
| 断りの返事を書く | 相手との関係を保ったまま、できないことを伝える | 確かめてから使う（2） |
| 催促の連絡をする | 角を立てずに、期限を守ってもらう | 確かめてから使う（2） |
| 日報・週報をまとめる | その週にやったことを、読む人の関心に合わせて整理する | 確かめてから使う（2） |
| マニュアルの手順を書く | 初めての人が、その通りにやれば終わる文にする | 確かめてから使う（2） |
ほかに3件あります。ビジネス文書の一覧で見られます。
提案書の骨子を作るの他のページ
この用途については、5つの角度でまとめています。
| ページ | 書いていること |
|---|---|
| 提案書の骨子を作るの指示文 | そのまま使える指示文と、その形にしている理由 |
| 提案書の骨子を作るの失敗と直し方 | うまくいかないときに、指示文のどこを変えるか |
| 提案書の骨子を作るのツール選び | 文章・対話のツールの中で、この用途に向くもの |
| 提案書の骨子を作るの応用 | 慣れてきたときの進め方と、他の用途との組み合わせ |
提案書の骨子を作るを使う場面
相手の課題から始めて、こちらの案につなげるという作業です。実際に使う場面を押さえておくと、指示文に何を書けばいいかが決まります。
- 出てきたものを誰が見るか
- 書いた人以外が読む。多くの場合、相手は忙しい
- いつ使うか
- 締め切りが決まっていることが多い
- 間違えたときに何が起きるか
- 誤った情報を送ると訂正の連絡が必要になり、信用に関わる
- かかる時間の目安
- 下書きまで数分。確かめに同じくらいかかる
提案書の骨子を作るで渡すのは相手の課題、こちらの案、返ってくるのは構成です。この2つがはっきりしていないうちに指示文を書くと、一般論しか返ってきません。
使う前に決めておくこと
指示文を書き始める前に、次を決めておいてください。ここが決まっていないと、何度書き直しても結果が安定しません。
- 相手が誰か（役職、関係、これまでのやり取り）
- 相手にしてほしい行動
- 締め切り
- 社外に出せない情報が含まれていないか
相手が誰か（役職、関係、これまでのやり取り）
これが決まらないうちは、指示文を書いても意味がありません。提案書の骨子を作るの場合、ここが曖昧だと出てくるものも曖昧になります。
相手にしてほしい行動
2つめ以降は、指示文の条件として書き足す部分です。書かなければAIが勝手に決めます。
締め切り
書き忘れると、あとから直すことになります。最初に決めておくほうが速く終わります。
社外に出せない情報が含まれていないか
書き忘れると、あとから直すことになります。最初に決めておくほうが速く終わります。
出てきたものの確かめ方
提案書の骨子を作るの出力は、確かめてから使う段階（2／3）です。形は任せられますが、中身は次の観点で確かめてください。
- 固有名詞（会社名、人名、部署名）が正しいか
- 日付と金額が正しいか
- 敬語が相手との関係に合っているか
- 添付や参照先が実在するか
固有名詞（会社名、人名、部署名）が正しいか
固有名詞は、元の材料に無いものが混ざることがあります。1つずつ元を当たってください。
日付と金額が正しいか
数字は、元の材料を検索して一致するか確かめます。要約の中に埋め込まれた数字は、とくに間違いに気づきにくくなります。
敬語が相手との関係に合っているか
目で追うだけでは見落とします。項目を1つずつ潰す形で確かめてください。
添付や参照先が実在するか
目で追うだけでは見落とします。項目を1つずつ潰す形で確かめてください。
期待どおりの答えが返ってきたときこそ確かめてください。自分が望んでいた結論が出ると、検算をしないまま通してしまいます。
提案書の骨子を作るの前後にある作業
提案書の骨子を作るは、たいてい一連の作業の途中にあります。前後を意識すると、渡す材料と出力の形が決まります。
| 段階 | すること | AIに任せられるか |
|---|---|---|
| 前 | 相手の課題、こちらの案を用意する | 材料集めは自分でやることが多い段階です |
| ここ | 相手の課題から始めて、こちらの案につなげる | 確かめてから使う（2／3） |
| 後 | 構成を確かめて使う | 確かめるのは人の仕事です |
同じ流れで使う用途
| 用途 | させること |
|---|---|
| 議事録から決定事項を抜き出す | 会議の文字起こしから、決まったことと持ち帰りだけを取り出す |
| メールの下書きを作る | 要件と相手との関係を伝えて、送れる形のメールにする |
| 長い資料を要約する | 読む時間がない資料から、判断に要る部分だけを取り出す |
| 報告書の構成を組む | 何を書くかは決まっているが、順番が決まらないときに骨組みを作る |
| 謝罪文を書く | 何が起きて、何をするのかを、過不足なく伝える |
| 稟議書の理由を書く | 欲しいものと、なぜ要るのかを、決裁者に伝わる形にする |
| 打ち合わせのアジェンダを作る | 限られた時間で決めることを決めるための進行表を作る |
| 社内向けのお知らせを書く | 全員に読ませる必要がある情報を、短く確実に伝える |
前の段階で材料が揃っていないと、この段階で埋め合わせが起きます。埋め合わせられたものは、材料に無かったものです。
105用途の中でどこにいるか
このサイトには105用途を収録しています。提案書の骨子を作るがどのあたりに位置するのかを数字で見ます。
| 見るもの | この用途 | 全体 | ||
|---|---|---|---|---|
| 分類 | ビジネス文書 | 11分類のうちの1つ | ||
| 同じ分類の用途数 | 15件 | 105件 | ||
| 任せ方 | 確かめてから使う（2） | 1:15件 / 2:84件 / 3:6件 | ||
| 向いているツールの分類 | 文章・対話 | 12件のツールがある |
分類ごとの用途数
| 分類 | 用途数 | 任せ方の内訳 | |
|---|---|---|---|
| ビジネス文書 | 15 | 1:3 / 2:11 / 3:1 | |
| 資料作成 | 8 | 1:2 / 2:6 / 3:0 | |
| 調べもの | 9 | 1:2 / 2:5 / 3:2 | |
| 文章を書く | 12 | 1:4 / 2:8 / 3:0 | |
| 学習 | 9 | 1:2 / 2:7 / 3:0 | |
| データ・表計算 | 9 | 1:1 / 2:8 / 3:0 | |
| 開発 | 12 | 1:0 / 2:12 / 3:0 | |
| 就職・転職 | 8 | 1:0 / 2:6 / 3:2 | |
| 画像生成 | 7 | 1:0 / 2:6 / 3:1 | |
| 暮らし | 9 | 1:1 / 2:8 / 3:0 | |
| AIとの付き合い方 | 7 | 1:0 / 2:7 / 3:0 |
任せ方の段階は「AIの性能」ではなく「間違えたときの影響」で決めています。3が多い分類は、AIに任せきれない判断が含まれる分野です。
提案書の骨子を作るに関わる言葉
このページで使っている言葉のうち、意味を取り違えやすいものをまとめました。
- プロンプト
- AIに渡す指示文のこと。日本語では「指示文」と書きます。長さに決まりはなく、条件を並べた数百字のものが普通です。
- カスタム指示
- 毎回同じことを書かなくて済むよう、あらかじめ登録しておく指示。サービスによって呼び方が違います（システムプロンプト、カスタムインストラクションなど）。
- ハルシネーション
- AIが事実でないことを、事実のように書いてしまうこと。文章としては自然なまま起きるので、読んで違和感を探すだけでは見つかりません。
- コンテキスト
- 一度に渡せる文章の量。これを超えると、前のほうの内容が扱われなくなります。
- トークン
- AIが文章を数える単位。日本語はおおよそ1文字が1トークン前後です。料金がトークン数で決まるサービスがあります。
提案書の骨子を作るについて、よくある質問
指示文をそのままコピーして使えますか？
かっこの中を自分の状況に置き換えれば使えます。置き換えずに送ると、相手の課題、こちらの案が無い状態になるので、一般的な話しか返りません。
どのAIで使えますか？
文章・対話に分類されるツールなら、どれでも基本的な形は通ります。ツールごとの違いは提案書の骨子を作るのツール選びにまとめました。
出てきたものをそのまま使っていいですか？
この用途は「確かめてから使う」段階です。形はそのまま使えますが、中身は確かめてください。
毎回結果が違うのですが
出力の形を数で指定し、欲しい形の見本を1つ添えると揺れが減ります。完全に同じにはなりません。詳しくはうまくいかないときを見てください。
社外に出せない情報を渡しても大丈夫ですか？
使うサービスの設定によっては、入力した内容が学習に使われます。固有名詞をA社・B社に置き換える、数字を丸めるなどして渡すか、会社の規定を確かめてください。
間違えたときにどうなりますか？
誤った情報を送ると訂正の連絡が必要になり、信用に関わるです。だからこのページでは、確かめ方まで書いています。
どのくらい時間がかかりますか？
下書きまで数分。確かめに同じくらいかかるです。確かめる時間を見込んでおいてください。
このページで分かったこと
- 提案書の骨子を作るは「相手の課題から始めて、こちらの案につなげる」ための用途
- 渡すのは相手の課題、こちらの案、返ってくるのは構成
- 任せ方は確かめてから使う（2／3）
- つまずくのは：売りたいものが先にあって、課題を後から当てはめてしまう。
- 向いているツールは文章・対話の分類
誤った情報を送ると訂正の連絡が必要になり、信用に関わる。出てきたものは、このページの「確かめ方」を通してから使ってください。
うまくいかない書き方と、その直し方
同じことを頼んでも、書き方で結果が変わります。よくある書き方を並べます。
書き方1：一行で頼む
相手の課題から始めて、こちらの案につなげるてください。これだけだと、相手の課題、こちらの案が渡っていないので一般論が返ります。何を渡すかが決まっていない状態です。
書き方2：材料は渡すが、形を決めていない
相手の課題から始めて、こちらの案につなげるてください。
---
（相手の課題、こちらの案）材料は渡っているので中身は合いますが、返ってくる形が毎回変わります。次の作業につなげにくくなります。
書き方3：形も決める
相手の課題から始めて、こちらの案につなげるてください。
出力の形：構成
---
（相手の課題、こちらの案）形が決まったので使いやすくなりました。ただし、材料に無いことが補われる可能性が残っています。
書き方4：してほしくないことも書く（このサイトの形）
ここに「材料に書かれていないことは補わないでください」を足したものが、提案書の骨子を作るの指示文で載せている形です。
条件の優先順位
条件を全部書くと長くなりすぎて、一部が無視されます。効く順は次のとおりです。
| 順位 | 条件 | 無いとどうなるか |
|---|---|---|
| 1 | 材料を渡す | 一般論しか返らない |
| 2 | 補わせない | 材料に無いことが混ざる |
| 3 | 出力の形を数で指定 | 形が毎回変わる |
| 4 | 読む人と場面 | 当たり障りのない内容になる |
| 5 | 見本を添える | 形は合うが細部が揺れる |
| 6 | 言い回しの好み | 直せる範囲の差にとどまる |
条件を削るときは、下から削ります。1と2は削らないでください。
長い材料を渡すとき
相手の課題、こちらの案が長い場合、条件が読み飛ばされることがあります。
- 条件を材料より前に置く。後ろに書くと薄れます
- 材料の区切りをはっきりさせる。「—」などで挟むと、どこからが材料か分かります
- それでも無視されるなら、材料を分ける。分けたときは、全体の流れが失われることを承知しておきます
仕事の文章でAIを使うときに気をつけること
ビジネス文書の用途に共通して効くことをまとめます。提案書の骨子を作るにも当てはまります。
- 社名・人名・部署名は必ず確かめる
- 元の材料に無い固有名詞が混ざることがあります。送ってしまうと訂正の連絡が要ります。出力の中の固有名詞を全部拾って、材料に同じ表記があるか検索してください。
- 日付は相対表現を残さない
- 「来週」「今月末」のまま送ると、読む人の受け取り方がずれます。具体的な日付に直してください。AIに直させる場合は、今日の日付を渡す必要があります。
- 金額と数量は二重に確かめる
- 桁が1つ違っても文章としては自然に読めます。元の材料と1桁ずつ突き合わせてください。
- 敬語は相手との関係で決まる
- AIは相手との関係を知りません。「取引先の担当者」「社内の上長」「初めて連絡する相手」のどれかを必ず書いてください。
- 社外に出せない情報を渡さない
- 顧客名や未公開の情報を含む文章は、そのまま渡さずA社・B社に置き換えます。会社の規定を先に確かめてください。
この分類の作業の流れ
- 材料を集める（メモ、前のやり取り、資料）
- 相手と用件を決める
- 指示文で下書きを作る
- 固有名詞・日付・金額を確かめる
- 敬語と長さを整える
- 送る
提案書の骨子を作るは、この流れの中では「指示文で下書きを作る」のあたりに入ります。前後の段階を自分でやることを前提にしてください。
近い用途の探し方
105用途は、分類のほかに「任せ方」でも並べられます。同じ任せ方の用途は、確かめる手間も似ます。
| 任せ方 | 意味 | 用途数 | この用途 | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | そのまま任せられる | 15 | ||
| 2 | 確かめてから使う | 84 | ここ | |
| 3 | 人が判断する | 6 |
同じ「確かめてから使う」の用途
| 用途 | 分類 | させること |
|---|---|---|
| 議事録から決定事項を抜き出す | ビジネス文書 | 会議の文字起こしから、決まったことと持ち帰りだけを取り出す |
| 長い資料を要約する | ビジネス文書 | 読む時間がない資料から、判断に要る部分だけを取り出す |
| 稟議書の理由を書く | ビジネス文書 | 欲しいものと、なぜ要るのかを、決裁者に伝わる形にする |
| 表にまとめる | 資料作成 | ばらばらの情報を、比べられる形に整える |
| 図解の案を出す | 資料作成 | 文章で説明していることを、絵にする方法を考える |
| キャッチコピーを考える | 文章を書く | 商品やサービスを一言で言う |
| 練習問題を作ってもらう | 学習 | 覚えたことを確かめる問題を出してもらう |
| 文章を添削してもらう | 学習 | 書いた文の、直すべきところを指摘してもらう |
| データの集計方法を相談する | データ・表計算 | 手元の数字から、何をどう出せば知りたいことが分かるかを決める |
| SQLを書いてもらう | データ・表計算 | 取りたいデータを日本語で伝えて、クエリにしてもらう |
分類から探す
| 分類 | 用途数 | 中心になる作業 | |
|---|---|---|---|
| ビジネス文書 | 15 | 指示文で下書きを作る | |
| 資料作成 | 8 | 構成を作る | |
| 調べもの | 9 | 一次情報を探す | |
| 文章を書く | 12 | 構成を作る | |
| 学習 | 9 | AIに説明してもらう | |
| データ・表計算 | 9 | 処理の前に件数を数える | |
| 開発 | 12 | 外部に影響する処理を確かめる | |
| 就職・転職 | 8 | 重なる部分を選ぶ | |
| 画像生成 | 7 | 指示文を組み立てる | |
| 暮らし | 9 | AIに候補を出してもらう | |
| AIとの付き合い方 | 7 | 指示文を作る |
場面別の書き換え例
同じ提案書の骨子を作るでも、急いでいるときと大事な場面では、書く量が変わります。3つの形を用意しました。
1. 急いでいるとき（最短の形）
相手の課題から始めて、こちらの案につなげるてください。
出力：構成
材料に無いことは補わないでください。
---
（相手の課題、こちらの案）材料を渡すことと、補わせないこと。この2つだけは削れません。これ以外を削ったのがこの形です。形が毎回変わってもいい場面で使ってください。
2. 大事な場面（条件を足した形）
相手の課題から始めて、こちらの案につなげるてください。
・読む人：（誰が見るか）
・使う場面：（どこで使うか）
・分量：（◯◯字／◯項目）
出力の形：構成
守ってほしいこと：
・材料に書かれていないことは補わないでください
・分からない箇所は「分からない」と書いてください
・売りたいものが先にあって、課題を後から当てはめてしまうという失敗を避けてください
---
（相手の課題、こちらの案）読む人・場面・分量を足し、この用途で起きやすい失敗を名指しで避けさせています。売りたいものが先にあって、課題を後から当てはめてしまう。
3. 慣れてきたとき（保存する形）
【固定部分：カスタム指示やメモに保存する】
相手の課題から始めて、こちらの案につなげるときは、次を守ってください。
・出力は「構成」の形にする
・材料に無いことは補わない
・分からない箇所は「分からない」と書く
【毎回書く部分】
相手の課題、こちらの案：
読む人：
分量：固定部分をカスタム指示に入れておけば、毎回書くのは下半分だけになります。使うたびに直したところがあれば、固定部分に反映してください。自分の仕事に合った形に育ちます。
3つの使い分け
| 場面 | 使う形 | 確かめる量 |
|---|---|---|
| 下書きが欲しいだけ | 1. 最短 | 固有名詞と数字だけ |
| そのまま人に見せる | 2. 条件つき | このページの確かめ方をひととおり |
| 毎週・毎月やる | 3. 保存する形 | チェックリストにして毎回通す |
提案書の骨子を作るの任せ方は確かめてから使う（2／3）です。2か3の形を使い、確かめる工程を必ず通してください。
AIを使うときに、ずっと効くこと
用途が変わっても変わらないことが4つあります。うまくいかないときは、ここに戻ってください。
- 材料が9割
- 指示文をいくら磨いても、渡す材料が足りなければ結果は変わりません。提案書の骨子を作るなら相手の課題、こちらの案です。ここを用意する手間を惜しまないでください。
- 書かないことは起きない
- 「補わないでください」「分からないなら分からないと書いてください」。書かなければ、必ず補われます。禁止は明示するものです。
- 一度に1つだけ変える
- 指示文を直すときは1箇所ずつです。まとめて変えると、何が効いたのか分からなくなり、次に活かせません。
- 期待どおりのときこそ確かめる
- 自分が望んでいた結論が返ってくると、検算をしないまま通してしまいます。もっともらしい文章は、内容を確かめずに信じてしまうものです。
4つめが、いちばん見落とされます。うまくいかないときは自然に疑いますが、うまくいったときは疑いません。提案書の骨子を作るで出てきたものも、期待どおりだったときほど確かめてください。
この用途に戻るとき
提案書の骨子を作るについては、次の5ページにまとめています。困ったときに合うページを開いてください。
提案書の骨子を作るで渡す材料の用意
この用途で渡すのは相手の課題、こちらの案です。ここが揃っていないまま指示文を送ると、AIは足りない部分を埋めます。埋められたものは、元の材料に無かったものです。
材料が足りているかの見分け方
渡そうとしている材料を見て、「この中に答えの元があるか」を自分に聞いてください。無いなら、指示文をどう書いても出てきません。構成を作るのに要る情報が、材料の中にあるかどうかです。
材料が足りないときにできること
- 集めてから渡す
- いちばん確実です。手間はかかりますが、確かめる時間が減るので結局は速く終わります。
- 範囲を狭める
- 材料がある部分だけに絞って頼みます。提案書の骨子を作るを一度に全部やらず、分かっている範囲から始めます。
- 分からないと書かせる
- 「材料から分からないことは、分からないと書いてください」を足します。埋められるより、空欄のほうが扱えます。
- AIに何が足りないか聞く
- 「構成を作るのに、この材料で足りない情報は何ですか」と聞くと、集めるものが分かります。
渡してはいけないもの
材料に次が含まれていないか、送る前に見てください。使うサービスの設定によっては、入力した内容が学習に使われます。
| 種類 | どうするか |
|---|---|
| 顧客名・取引先名 | A社・B社に置き換える |
| 個人が特定できる情報 | 削るか、記号に置き換える |
| 未公開の数字 | 桁だけ合わせた仮の数字にする |
| 社外秘の資料 | 構造だけ渡して、中身は渡さない |
一度渡したものは取り消せません。提案書の骨子を作るが確かめてから使う段階（2／3）であることとは別に、この判断は毎回必要です。会社の規定を先に確かめてください。
提案書の骨子を作るをAIでやらないほうがいい場合
便利な用途を集めたサイトですが、使わない判断も同じくらい大事です。提案書の骨子を作るについて、次に当てはまるなら自分でやったほうが速く終わります。
- 1回しかやらない
- 指示文を組み立て、出てきたものを確かめる時間のほうが、相手の課題から始めて、こちらの案につなげる時間より長くなることがあります。
- 材料を用意する手間が大きい
- 相手の課題、こちらの案を整えるだけで終わってしまうなら、そのまま自分で仕上げたほうが速いことがあります。
- 確かめる時間が作る時間を超える
- この用途は「確かめてから使う」段階です。確かめる工程を飛ばせません。確かめに時間がかかる作業は、最初から自分でやるほうが確実です。
- 判断そのものが仕事
- 材料の整理は任せられますが、決めることは任せられません。決める部分をAIに渡すと、根拠のない結論を受け取ることになります。
- 渡せない情報が中心にある
- 置き換えて渡すと、その作業の意味が無くなることがあります。
このページは書き方について書いていますが、そもそも使うかどうかを先に決めてください。使わない判断も、使い方の一部です。