断りの返事を書くには文章・対話に分類されるツールが向きます。ここでは12件を、料金・日本語対応・無料枠という同じ条件で並べました。
この用途の概要
| 何をさせるか | 相手との関係を保ったまま、できないことを伝える |
|---|---|
| 渡すもの | 断る内容、理由、相手との関係 |
| 返ってくるもの | 断りの文 |
| 分類 | ビジネス文書 |
| 向いているツール | 文章・対話 |
| 任せ方 | 確かめてから使う(2/3) |
文章・対話のツール一覧
料金は個人向けの有料プランの月額です。0円は無料プランだけで使えることを意味します。12件のうち11件に無料で使える範囲があります。
| ツール | 提供元 | 料金 | 日本語 | 無料枠 | 特徴 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ChatGPT | OpenAI | 無料〜月額3,000円 | 日本語○ | 無料枠あり | 対話・文章作成・画像生成・データ分析まで単体でこなす。迷ったらここから。 | |
| Gemini | 無料〜月額2,900円 | 日本語○ | 無料枠あり | GoogleドキュメントやGmailと連携でき、検索との相性がよい。 | ||
| Claude | Anthropic | 無料〜月額3,000円 | 日本語○ | 無料枠あり | 長文の読解と自然な日本語の文章生成に強い。コード生成の評価も高い。 | |
| Copilot | Microsoft | 無料〜月額3,200円 | 日本語○ | 無料枠あり | WindowsとMicrosoft 365に統合されている。WordやExcelから直接呼び出せる。 | |
| Grok | xAI | 無料〜月額4,000円 | 日本語○ | 無料枠あり | X(旧Twitter)と連携し、リアルタイムの話題に強い。 | |
| Jasper | Jasper | 月額7,000円 | 日本語△ | 有料のみ | 広告文やSEO記事の量産に向く。 | |
| AIのべりすと | Bit192 | 無料〜月額1,500円 | 日本語◎ | 無料枠あり | 日本語の小説生成に特化。二次創作用途の利用が多い。 | |
| Meta AI | Meta | 無料 | 日本語○ | 無料 | Instagram・WhatsApp・Messenger に組み込まれている対話AI。単体アプリもある。 | |
| Poe | Quora | 無料〜月額3,000円 | 日本語○ | 無料枠あり | 1つの契約で複数社のモデルを切り替えて使える。用途ごとに使い分けたい場合に向く。 | |
| DeepSeek | DeepSeek | 無料 | 日本語○ | 無料 | 無料で使える対話AI。考えた筋道を表示するモデルがある。 | |
| Le Chat | Mistral AI | 無料〜月額2,900円 | 日本語△ | 無料枠あり | フランス発の対話AI。モデルの重みを公開しているものがある点が他社と違う。 | |
| QuillBot | Course Hero | 無料〜月額1,500円 | 日本語△ | 無料枠あり | 書いた文章を別の言い回しに直す用途に特化している。英文の推敲で使われることが多い。 |
料金とプランの内容は変わります。ここに書いた条件は変更されることがあるので、契約の前に提供元の公式ページで確かめてください。
この用途で見るべき点
- 日本語で使えるか
- 断りの返事を書くは日本語で入出力するので、日本語の扱いが弱いツールは向きません。
- 無料で試せるか
- 11件に無料の範囲があります。まず無料で試して、足りなければ有料に移るのが無駄がありません。
- 扱える長さ
- 断る内容、理由、相手との関係を一度に渡せる長さかどうかが効きます。長い材料を扱う場合は、一度に渡せる量を確かめてください。
- 入力が学習に使われるか
- 社外に出せない情報を扱う場合は、入力が学習に使われない設定があるかを確かめてください。会社の規定も併せて見てください。
選ぶ手順
- 無料で使える11件のどれかで、実際にこの用途を試す
- 出てきたものが使えるかを見る(形は指示文で直せますが、日本語の自然さはツールで決まります)
- 足りなければ、扱える長さと料金で有料のものを選ぶ
- 社外に出せない情報を扱うなら、設定と規定を先に確かめる
いきなり有料プランを選ばないでください。この用途に必要な機能は、無料の範囲で確かめられることがほとんどです。
他の分類のツールを使う場合
断りの返事を書くは文章・対話のツールが基本ですが、材料の作り方によっては他の分類も使います。
| 分類 | 件数 | この用途との関わり | |
|---|---|---|---|
| 文章・対話 | 12 | この用途の中心 | |
| 検索・リサーチ | 7 | 材料を集めるときに使います | |
| 画像・デザイン | 14 | 図や画像が要るときに使います | |
| 動画・音声 | 16 | 動画や音声を扱うときに使います | |
| 文字起こし | 9 | 音声から材料を作るときに使います | |
| 開発・コーディング | 10 | コードを扱うときに使います | |
| 業務の自動化 | 8 | 同じ作業を繰り返すときに使います |
つまずくところ
代案を出そうとして、実行できない約束をしてしまう。
こうすると直る
代案は「無理に作らない」を条件に入れる。出てきた代案が実行できるか自分で確かめる。
どこまで任せられるか
この用途の任せ方は確かめてから使う(2/3)です。形は任せられますが、中身は確かめる必要があります。事実に関わる部分は元の資料と突き合わせてください。
| 段階 | 意味 | この用途は |
|---|---|---|
| 1 | そのまま任せられる | |
| 2 | 確かめてから使う | ここ |
| 3 | 人が判断する |
段階は「AIの性能」ではなく「間違えたときの影響」で決めています。文章の言い回しを間違えても直せますが、契約や体調に関わる判断を間違えると取り返しがつきません。
「ビジネス文書」の他の用途
同じ分類には15件あります。似た場面で使うものは、指示文の書き方も似ます。
| 用途 | させること | 任せ方 |
|---|---|---|
| 議事録から決定事項を抜き出す | 会議の文字起こしから、決まったことと持ち帰りだけを取り出す | 確かめてから使う(2) |
| メールの下書きを作る | 要件と相手との関係を伝えて、送れる形のメールにする | そのまま任せられる(1) |
| 長い資料を要約する | 読む時間がない資料から、判断に要る部分だけを取り出す | 確かめてから使う(2) |
| 報告書の構成を組む | 何を書くかは決まっているが、順番が決まらないときに骨組みを作る | そのまま任せられる(1) |
| 謝罪文を書く | 何が起きて、何をするのかを、過不足なく伝える | 人が判断する(3) |
| 稟議書の理由を書く | 欲しいものと、なぜ要るのかを、決裁者に伝わる形にする | 確かめてから使う(2) |
| 打ち合わせのアジェンダを作る | 限られた時間で決めることを決めるための進行表を作る | そのまま任せられる(1) |
| 社内向けのお知らせを書く | 全員に読ませる必要がある情報を、短く確実に伝える | 確かめてから使う(2) |
| 断りの返事を書く | 相手との関係を保ったまま、できないことを伝える | 確かめてから使う(2) |
| 催促の連絡をする | 角を立てずに、期限を守ってもらう | 確かめてから使う(2) |
| 日報・週報をまとめる | その週にやったことを、読む人の関心に合わせて整理する | 確かめてから使う(2) |
| マニュアルの手順を書く | 初めての人が、その通りにやれば終わる文にする | 確かめてから使う(2) |
ほかに3件あります。ビジネス文書の一覧で見られます。
断りの返事を書くの他のページ
この用途については、5つの角度でまとめています。
| ページ | 書いていること |
|---|---|
| 断りの返事を書くの指示文 | そのまま使える指示文と、その形にしている理由 |
| 断りの返事を書くの書き方 | この用途で外さないための組み立て方 |
| 断りの返事を書くの失敗と直し方 | うまくいかないときに、指示文のどこを変えるか |
| 断りの返事を書くの応用 | 慣れてきたときの進め方と、他の用途との組み合わせ |
断りの返事を書くを使う場面
相手との関係を保ったまま、できないことを伝えるという作業です。実際に使う場面を押さえておくと、指示文に何を書けばいいかが決まります。
- 出てきたものを誰が見るか
- 書いた人以外が読む。多くの場合、相手は忙しい
- いつ使うか
- 締め切りが決まっていることが多い
- 間違えたときに何が起きるか
- 誤った情報を送ると訂正の連絡が必要になり、信用に関わる
- かかる時間の目安
- 下書きまで数分。確かめに同じくらいかかる
断りの返事を書くで渡すのは断る内容、理由、相手との関係、返ってくるのは断りの文です。この2つがはっきりしていないうちに指示文を書くと、一般論しか返ってきません。
使う前に決めておくこと
指示文を書き始める前に、次を決めておいてください。ここが決まっていないと、何度書き直しても結果が安定しません。
- 相手が誰か(役職、関係、これまでのやり取り)
- 相手にしてほしい行動
- 締め切り
- 社外に出せない情報が含まれていないか
相手が誰か(役職、関係、これまでのやり取り)
これが決まらないうちは、指示文を書いても意味がありません。断りの返事を書くの場合、ここが曖昧だと出てくるものも曖昧になります。
相手にしてほしい行動
2つめ以降は、指示文の条件として書き足す部分です。書かなければAIが勝手に決めます。
締め切り
書き忘れると、あとから直すことになります。最初に決めておくほうが速く終わります。
社外に出せない情報が含まれていないか
書き忘れると、あとから直すことになります。最初に決めておくほうが速く終わります。
出てきたものの確かめ方
断りの返事を書くの出力は、確かめてから使う段階(2/3)です。形は任せられますが、中身は次の観点で確かめてください。
- 固有名詞(会社名、人名、部署名)が正しいか
- 日付と金額が正しいか
- 敬語が相手との関係に合っているか
- 添付や参照先が実在するか
固有名詞(会社名、人名、部署名)が正しいか
固有名詞は、元の材料に無いものが混ざることがあります。1つずつ元を当たってください。
日付と金額が正しいか
数字は、元の材料を検索して一致するか確かめます。要約の中に埋め込まれた数字は、とくに間違いに気づきにくくなります。
敬語が相手との関係に合っているか
目で追うだけでは見落とします。項目を1つずつ潰す形で確かめてください。
添付や参照先が実在するか
目で追うだけでは見落とします。項目を1つずつ潰す形で確かめてください。
期待どおりの答えが返ってきたときこそ確かめてください。自分が望んでいた結論が出ると、検算をしないまま通してしまいます。
断りの返事を書くの前後にある作業
断りの返事を書くは、たいてい一連の作業の途中にあります。前後を意識すると、渡す材料と出力の形が決まります。
| 段階 | すること | AIに任せられるか |
|---|---|---|
| 前 | 断る内容、理由、相手との関係を用意する | 材料集めは自分でやることが多い段階です |
| ここ | 相手との関係を保ったまま、できないことを伝える | 確かめてから使う(2/3) |
| 後 | 断りの文を確かめて使う | 確かめるのは人の仕事です |
同じ流れで使う用途
| 用途 | させること |
|---|---|
| 議事録から決定事項を抜き出す | 会議の文字起こしから、決まったことと持ち帰りだけを取り出す |
| メールの下書きを作る | 要件と相手との関係を伝えて、送れる形のメールにする |
| 長い資料を要約する | 読む時間がない資料から、判断に要る部分だけを取り出す |
| 報告書の構成を組む | 何を書くかは決まっているが、順番が決まらないときに骨組みを作る |
| 謝罪文を書く | 何が起きて、何をするのかを、過不足なく伝える |
| 稟議書の理由を書く | 欲しいものと、なぜ要るのかを、決裁者に伝わる形にする |
| 打ち合わせのアジェンダを作る | 限られた時間で決めることを決めるための進行表を作る |
| 社内向けのお知らせを書く | 全員に読ませる必要がある情報を、短く確実に伝える |
前の段階で材料が揃っていないと、この段階で埋め合わせが起きます。埋め合わせられたものは、材料に無かったものです。
105用途の中でどこにいるか
このサイトには105用途を収録しています。断りの返事を書くがどのあたりに位置するのかを数字で見ます。
| 見るもの | この用途 | 全体 | ||
|---|---|---|---|---|
| 分類 | ビジネス文書 | 11分類のうちの1つ | ||
| 同じ分類の用途数 | 15件 | 105件 | ||
| 任せ方 | 確かめてから使う(2) | 1:15件 / 2:84件 / 3:6件 | ||
| 向いているツールの分類 | 文章・対話 | 12件のツールがある |
分類ごとの用途数
| 分類 | 用途数 | 任せ方の内訳 | |
|---|---|---|---|
| ビジネス文書 | 15 | 1:3 / 2:11 / 3:1 | |
| 資料作成 | 8 | 1:2 / 2:6 / 3:0 | |
| 調べもの | 9 | 1:2 / 2:5 / 3:2 | |
| 文章を書く | 12 | 1:4 / 2:8 / 3:0 | |
| 学習 | 9 | 1:2 / 2:7 / 3:0 | |
| データ・表計算 | 9 | 1:1 / 2:8 / 3:0 | |
| 開発 | 12 | 1:0 / 2:12 / 3:0 | |
| 就職・転職 | 8 | 1:0 / 2:6 / 3:2 | |
| 画像生成 | 7 | 1:0 / 2:6 / 3:1 | |
| 暮らし | 9 | 1:1 / 2:8 / 3:0 | |
| AIとの付き合い方 | 7 | 1:0 / 2:7 / 3:0 |
任せ方の段階は「AIの性能」ではなく「間違えたときの影響」で決めています。3が多い分類は、AIに任せきれない判断が含まれる分野です。
断りの返事を書くに関わる言葉
このページで使っている言葉のうち、意味を取り違えやすいものをまとめました。
- プロンプト
- AIに渡す指示文のこと。日本語では「指示文」と書きます。長さに決まりはなく、条件を並べた数百字のものが普通です。
- カスタム指示
- 毎回同じことを書かなくて済むよう、あらかじめ登録しておく指示。サービスによって呼び方が違います(システムプロンプト、カスタムインストラクションなど)。
- ハルシネーション
- AIが事実でないことを、事実のように書いてしまうこと。文章としては自然なまま起きるので、読んで違和感を探すだけでは見つかりません。
- コンテキスト
- 一度に渡せる文章の量。これを超えると、前のほうの内容が扱われなくなります。
- トークン
- AIが文章を数える単位。日本語はおおよそ1文字が1トークン前後です。料金がトークン数で決まるサービスがあります。
断りの返事を書くについて、よくある質問
指示文をそのままコピーして使えますか?
かっこの中を自分の状況に置き換えれば使えます。置き換えずに送ると、断る内容、理由、相手との関係が無い状態になるので、一般的な話しか返りません。
どのAIで使えますか?
文章・対話に分類されるツールなら、どれでも基本的な形は通ります。ツールごとの違いは断りの返事を書くのツール選びにまとめました。
出てきたものをそのまま使っていいですか?
この用途は「確かめてから使う」段階です。形はそのまま使えますが、中身は確かめてください。
毎回結果が違うのですが
出力の形を数で指定し、欲しい形の見本を1つ添えると揺れが減ります。完全に同じにはなりません。詳しくはうまくいかないときを見てください。
社外に出せない情報を渡しても大丈夫ですか?
使うサービスの設定によっては、入力した内容が学習に使われます。固有名詞をA社・B社に置き換える、数字を丸めるなどして渡すか、会社の規定を確かめてください。
間違えたときにどうなりますか?
誤った情報を送ると訂正の連絡が必要になり、信用に関わるです。だからこのページでは、確かめ方まで書いています。
どのくらい時間がかかりますか?
下書きまで数分。確かめに同じくらいかかるです。確かめる時間を見込んでおいてください。
このページで分かったこと
- 断りの返事を書くは「相手との関係を保ったまま、できないことを伝える」ための用途
- 渡すのは断る内容、理由、相手との関係、返ってくるのは断りの文
- 任せ方は確かめてから使う(2/3)
- つまずくのは:代案を出そうとして、実行できない約束をしてしまう。
- 向いているツールは文章・対話の分類
誤った情報を送ると訂正の連絡が必要になり、信用に関わる。出てきたものは、このページの「確かめ方」を通してから使ってください。
無料で始める道筋
文章・対話の12件のうち、11件に無料で使える範囲があります。まずここで試してください。
| ツール | 提供元 | 無料の範囲 | 日本語 |
|---|---|---|---|
| ChatGPT | OpenAI | 無料枠あり | 日本語○ |
| Gemini | 無料枠あり | 日本語○ | |
| Claude | Anthropic | 無料枠あり | 日本語○ |
| Copilot | Microsoft | 無料枠あり | 日本語○ |
| Grok | xAI | 無料枠あり | 日本語○ |
| AIのべりすと | Bit192 | 無料枠あり | 日本語◎ |
| Meta AI | Meta | 無料 | 日本語○ |
| Poe | Quora | 無料枠あり | 日本語○ |
| DeepSeek | DeepSeek | 無料 | 日本語○ |
| Le Chat | Mistral AI | 無料枠あり | 日本語△ |
日本語がはっきり使えると書かれているのは8件です。断りの返事を書くは日本語で入出力する用途なので、ここは外せません。
有料に移る判断
無料で試して足りなくなるのは、たいてい次のどれかです。当てはまるものが出てきたら、有料を考えます。
- 回数の上限に当たる
- 1日や1か月の回数が決まっているものがあります。毎日使うなら有料のほうが早く済みます。
- 一度に渡せる量が足りない
- 断る内容、理由、相手との関係が長い場合、無料の範囲では渡しきれないことがあります。
- 出力の質が足りない
- 無料では旧い世代のモデルが使われることがあります。同じ指示文でも結果が変わります。
- 入力が学習に使われる
- 社外に出せない情報を扱うなら、学習に使われない設定があるプランが要ります。
逆に、これに当てはまらないなら無料のままで足ります。使う頻度が週に数回なら、無料の範囲で終わることが多いはずです。
全76ツールの中での位置づけ
このサイトが参照しているツールの一覧は76件です。分類ごとの件数と、それぞれがどういう作業に使われるかを並べます。
| 分類 | 件数 | 無料枠あり | この用途との関わり | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 文章・対話 | 12 | 11 | この用途の中心 | ||
| 検索・リサーチ | 7 | 7 | 材料を集める | ||
| 画像・デザイン | 14 | 12 | 図や画像を作る | ||
| 動画・音声 | 16 | 15 | 動画や音声を扱う | ||
| 文字起こし | 9 | 8 | 音声から材料を作る | ||
| 開発・コーディング | 10 | 8 | コードを扱う | ||
| 業務の自動化 | 8 | 6 | 同じ作業を繰り返す |
乗り換えるとき
別のツールに移ると、同じ指示文でも結果が変わります。次を確かめてください。
- 同じ指示文を、両方に同じ材料で渡す
- 出てきたものを並べて比べる(形/日本語の自然さ/材料への忠実さ)
- 形が崩れる場合は、そのツール向けに出力の指定を足す
- 料金と、扱える量を確かめる
指示文はツールをまたいで使えますが、細かい調整は要ります。まったく同じ結果を期待しないでください。
仕事の文章でAIを使うときに気をつけること
ビジネス文書の用途に共通して効くことをまとめます。断りの返事を書くにも当てはまります。
- 社名・人名・部署名は必ず確かめる
- 元の材料に無い固有名詞が混ざることがあります。送ってしまうと訂正の連絡が要ります。出力の中の固有名詞を全部拾って、材料に同じ表記があるか検索してください。
- 日付は相対表現を残さない
- 「来週」「今月末」のまま送ると、読む人の受け取り方がずれます。具体的な日付に直してください。AIに直させる場合は、今日の日付を渡す必要があります。
- 金額と数量は二重に確かめる
- 桁が1つ違っても文章としては自然に読めます。元の材料と1桁ずつ突き合わせてください。
- 敬語は相手との関係で決まる
- AIは相手との関係を知りません。「取引先の担当者」「社内の上長」「初めて連絡する相手」のどれかを必ず書いてください。
- 社外に出せない情報を渡さない
- 顧客名や未公開の情報を含む文章は、そのまま渡さずA社・B社に置き換えます。会社の規定を先に確かめてください。
この分類の作業の流れ
- 材料を集める(メモ、前のやり取り、資料)
- 相手と用件を決める
- 指示文で下書きを作る
- 固有名詞・日付・金額を確かめる
- 敬語と長さを整える
- 送る
断りの返事を書くは、この流れの中では「指示文で下書きを作る」のあたりに入ります。前後の段階を自分でやることを前提にしてください。
近い用途の探し方
105用途は、分類のほかに「任せ方」でも並べられます。同じ任せ方の用途は、確かめる手間も似ます。
| 任せ方 | 意味 | 用途数 | この用途 | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | そのまま任せられる | 15 | ||
| 2 | 確かめてから使う | 84 | ここ | |
| 3 | 人が判断する | 6 |
同じ「確かめてから使う」の用途
| 用途 | 分類 | させること |
|---|---|---|
| 議事録から決定事項を抜き出す | ビジネス文書 | 会議の文字起こしから、決まったことと持ち帰りだけを取り出す |
| 長い資料を要約する | ビジネス文書 | 読む時間がない資料から、判断に要る部分だけを取り出す |
| 稟議書の理由を書く | ビジネス文書 | 欲しいものと、なぜ要るのかを、決裁者に伝わる形にする |
| 表にまとめる | 資料作成 | ばらばらの情報を、比べられる形に整える |
| 図解の案を出す | 資料作成 | 文章で説明していることを、絵にする方法を考える |
| キャッチコピーを考える | 文章を書く | 商品やサービスを一言で言う |
| 練習問題を作ってもらう | 学習 | 覚えたことを確かめる問題を出してもらう |
| 文章を添削してもらう | 学習 | 書いた文の、直すべきところを指摘してもらう |
| データの集計方法を相談する | データ・表計算 | 手元の数字から、何をどう出せば知りたいことが分かるかを決める |
| SQLを書いてもらう | データ・表計算 | 取りたいデータを日本語で伝えて、クエリにしてもらう |
分類から探す
| 分類 | 用途数 | 中心になる作業 | |
|---|---|---|---|
| ビジネス文書 | 15 | 指示文で下書きを作る | |
| 資料作成 | 8 | 構成を作る | |
| 調べもの | 9 | 一次情報を探す | |
| 文章を書く | 12 | 構成を作る | |
| 学習 | 9 | AIに説明してもらう | |
| データ・表計算 | 9 | 処理の前に件数を数える | |
| 開発 | 12 | 外部に影響する処理を確かめる | |
| 就職・転職 | 8 | 重なる部分を選ぶ | |
| 画像生成 | 7 | 指示文を組み立てる | |
| 暮らし | 9 | AIに候補を出してもらう | |
| AIとの付き合い方 | 7 | 指示文を作る |
場面別の書き換え例
同じ断りの返事を書くでも、急いでいるときと大事な場面では、書く量が変わります。3つの形を用意しました。
1. 急いでいるとき(最短の形)
相手との関係を保ったまま、できないことを伝えるてください。
出力:断りの文
材料に無いことは補わないでください。
---
(断る内容、理由、相手との関係)
材料を渡すことと、補わせないこと。この2つだけは削れません。これ以外を削ったのがこの形です。形が毎回変わってもいい場面で使ってください。
2. 大事な場面(条件を足した形)
相手との関係を保ったまま、できないことを伝えるてください。
・読む人:(誰が見るか)
・使う場面:(どこで使うか)
・分量:(◯◯字/◯項目)
出力の形:断りの文
守ってほしいこと:
・材料に書かれていないことは補わないでください
・分からない箇所は「分からない」と書いてください
・代案を出そうとして、実行できない約束をしてしまうという失敗を避けてください
---
(断る内容、理由、相手との関係)
読む人・場面・分量を足し、この用途で起きやすい失敗を名指しで避けさせています。代案を出そうとして、実行できない約束をしてしまう。
3. 慣れてきたとき(保存する形)
【固定部分:カスタム指示やメモに保存する】
相手との関係を保ったまま、できないことを伝えるときは、次を守ってください。
・出力は「断りの文」の形にする
・材料に無いことは補わない
・分からない箇所は「分からない」と書く
【毎回書く部分】
断る内容、理由、相手との関係:
読む人:
分量:
固定部分をカスタム指示に入れておけば、毎回書くのは下半分だけになります。使うたびに直したところがあれば、固定部分に反映してください。自分の仕事に合った形に育ちます。
3つの使い分け
| 場面 | 使う形 | 確かめる量 |
|---|---|---|
| 下書きが欲しいだけ | 1. 最短 | 固有名詞と数字だけ |
| そのまま人に見せる | 2. 条件つき | このページの確かめ方をひととおり |
| 毎週・毎月やる | 3. 保存する形 | チェックリストにして毎回通す |
断りの返事を書くの任せ方は確かめてから使う(2/3)です。2か3の形を使い、確かめる工程を必ず通してください。
AIを使うときに、ずっと効くこと
用途が変わっても変わらないことが4つあります。うまくいかないときは、ここに戻ってください。
- 材料が9割
- 指示文をいくら磨いても、渡す材料が足りなければ結果は変わりません。断りの返事を書くなら断る内容、理由、相手との関係です。ここを用意する手間を惜しまないでください。
- 書かないことは起きない
- 「補わないでください」「分からないなら分からないと書いてください」。書かなければ、必ず補われます。禁止は明示するものです。
- 一度に1つだけ変える
- 指示文を直すときは1箇所ずつです。まとめて変えると、何が効いたのか分からなくなり、次に活かせません。
- 期待どおりのときこそ確かめる
- 自分が望んでいた結論が返ってくると、検算をしないまま通してしまいます。もっともらしい文章は、内容を確かめずに信じてしまうものです。
4つめが、いちばん見落とされます。うまくいかないときは自然に疑いますが、うまくいったときは疑いません。断りの返事を書くで出てきたものも、期待どおりだったときほど確かめてください。
この用途に戻るとき
断りの返事を書くについては、次の5ページにまとめています。困ったときに合うページを開いてください。
断りの返事を書くで渡す材料の用意
この用途で渡すのは断る内容、理由、相手との関係です。ここが揃っていないまま指示文を送ると、AIは足りない部分を埋めます。埋められたものは、元の材料に無かったものです。
材料が足りているかの見分け方
渡そうとしている材料を見て、「この中に答えの元があるか」を自分に聞いてください。無いなら、指示文をどう書いても出てきません。断りの文を作るのに要る情報が、材料の中にあるかどうかです。
材料が足りないときにできること
- 集めてから渡す
- いちばん確実です。手間はかかりますが、確かめる時間が減るので結局は速く終わります。
- 範囲を狭める
- 材料がある部分だけに絞って頼みます。断りの返事を書くを一度に全部やらず、分かっている範囲から始めます。
- 分からないと書かせる
- 「材料から分からないことは、分からないと書いてください」を足します。埋められるより、空欄のほうが扱えます。
- AIに何が足りないか聞く
- 「断りの文を作るのに、この材料で足りない情報は何ですか」と聞くと、集めるものが分かります。
渡してはいけないもの
材料に次が含まれていないか、送る前に見てください。使うサービスの設定によっては、入力した内容が学習に使われます。
| 種類 | どうするか |
|---|---|
| 顧客名・取引先名 | A社・B社に置き換える |
| 個人が特定できる情報 | 削るか、記号に置き換える |
| 未公開の数字 | 桁だけ合わせた仮の数字にする |
| 社外秘の資料 | 構造だけ渡して、中身は渡さない |
一度渡したものは取り消せません。断りの返事を書くが確かめてから使う段階(2/3)であることとは別に、この判断は毎回必要です。会社の規定を先に確かめてください。
