メールの下書きを作るで思ったものが返ってこないとき、原因はたいてい指示文の側にあります。このページでは、症状ごとにどこを直せばいいかをまとめます。
この用途の概要
| 何をさせるか | 要件と相手との関係を伝えて、送れる形のメールにする |
|---|---|
| 渡すもの | 伝えたい要件、相手との関係、締め切り |
| 返ってくるもの | 件名と本文 |
| 分類 | ビジネス文書 |
| 向いているツール | 文章・対話 |
| 任せ方 | そのまま任せられる（1／3） |
この用途で起きやすいこと
謝罪や依頼の度合いをAIが判断できず、軽すぎたり重すぎたりする。
直し方
「相手との関係」と「こちらに非があるか」を明記する。出てきた文の敬語だけを直すより、条件を足して作り直すほうが早い。
症状ごとの直し方
- 一般論しか返ってこない
- 渡す材料が足りていません。伝えたい要件、相手との関係、締め切りを実際に貼ってください。「〜について」とだけ書くと、AIは一般的な話をするしかありません。
- 長すぎる／短すぎる
- 長さを数で指定してください。「簡潔に」「詳しく」は人によって幅が違います。
- 形が毎回変わる
- 出力の形を数で指定し、欲しい形の見本を1つ添えてください。「見出しを3つ、各200字」のように書きます。
- 材料にないことが混ざる
- 「材料に書かれていないことは補わないでください」を足してください。書かないと必ず補われます。
- 当たり障りのない内容になる
- 条件を具体的にしてください。読む相手、使う場面、避けたい表現を書くと、絞られます。
- 同じ案ばかり並ぶ
- 「それぞれ何が違うかを添えてください」と書いてください。違いを言わせると、案が分かれます。
- 指示の一部が無視される
- 条件が多すぎます。作業を2回に分けるか、効いていない条件を削ってください。
- もっともらしいが間違っている
- 事実に関わる部分を抜き出して、1つずつ確かめてください。
直す順番
一度に複数の場所を変えると、何が効いたのか分からなくなります。次の順で1つずつ変えてください。
- 材料を足す。これでほとんどの問題が消えます
- 出力の形を数で指定する
- してほしくないことを書く
- 読む相手と場面を書く
- 見本を1つ添える
- 作業を分ける。ここまでで直らないなら、1つの指示文でやろうとしすぎです
直しても変わらないとき
指示文を変えても結果が変わらない場合、原因が別のところにあります。
- そもそも材料に答えが無い
- 渡した伝えたい要件、相手との関係、締め切りの中に、欲しい答えの元になる情報が含まれていない可能性があります。
- 作業が大きすぎる
- 1回で複数のことをさせようとしています。分けてください。
- ツールが向いていない
- この用途には文章・対話のツールが向きます。メールの下書きを作るのツール選びを見てください。
- やり取りが長くなりすぎている
- 会話が長いと、前のほうの指示が薄れます。新しく始め直して、必要な条件だけを最初に書いてください。
どの用途にも効く6つの原則
この6つは、どの指示文にも共通して効きます。うまくいかないときは、まずこのどれかが抜けていないかを見てください。
- 役割を決める
- ただ「書いて」と頼むより、「新人に説明する立場で」「校正者として」のように立場を決めると、出てくる文の前提がそろいます。
- 入力を先に、条件を後に
- 渡す材料と、守ってほしい条件を分けて書きます。混ざっていると、条件が材料の一部として読まれることがあります。
- 出力の形を数で指定する
- 「いくつ」「何字」「どの順」を数で指定します。「簡潔に」は人によって長さが違いますが、「200字で」は揺れません。
- してほしくないことを書く
- 「補わないでください」「推測で書かないでください」は、書かないと必ず補われます。
- 分からないときの言い方を決める
- 「分からない場合は分からないと書いてください」を入れておくと、それらしい答えで埋められずに済みます。
- 例を1つ見せる
- 欲しい形の見本を1つ渡すと、説明を重ねるより早く伝わります。
メールの下書きを作るの指示文では、とくに「入力を先に、条件を後に」と「してほしくないことを書く」が効きます。謝罪や依頼の度合いをAIが判断できず、軽すぎたり重すぎたりする。
確かめること
- 渡す材料（伝えたい要件、相手との関係、締め切り）を実際に貼ったか
- 出力の形を数で指定したか
- 「補わないでください」を書いたか
- 一度に1箇所だけ変えたか
- 事実に関わる部分を、元の材料と突き合わせたか
どこまで任せられるか
この用途の任せ方はそのまま任せられる（1／3）です。出てきたものをそのまま使える場面が多い用途です。ただし固有名詞と数字だけは確かめてください。
| 段階 | 意味 | この用途は |
|---|---|---|
| 1 | そのまま任せられる | ここ |
| 2 | 確かめてから使う | |
| 3 | 人が判断する |
段階は「AIの性能」ではなく「間違えたときの影響」で決めています。文章の言い回しを間違えても直せますが、契約や体調に関わる判断を間違えると取り返しがつきません。
「ビジネス文書」の他の用途
同じ分類には15件あります。似た場面で使うものは、指示文の書き方も似ます。
| 用途 | させること | 任せ方 |
|---|---|---|
| 議事録から決定事項を抜き出す | 会議の文字起こしから、決まったことと持ち帰りだけを取り出す | 確かめてから使う（2） |
| メールの下書きを作る | 要件と相手との関係を伝えて、送れる形のメールにする | そのまま任せられる（1） |
| 長い資料を要約する | 読む時間がない資料から、判断に要る部分だけを取り出す | 確かめてから使う（2） |
| 報告書の構成を組む | 何を書くかは決まっているが、順番が決まらないときに骨組みを作る | そのまま任せられる（1） |
| 謝罪文を書く | 何が起きて、何をするのかを、過不足なく伝える | 人が判断する（3） |
| 稟議書の理由を書く | 欲しいものと、なぜ要るのかを、決裁者に伝わる形にする | 確かめてから使う（2） |
| 打ち合わせのアジェンダを作る | 限られた時間で決めることを決めるための進行表を作る | そのまま任せられる（1） |
| 社内向けのお知らせを書く | 全員に読ませる必要がある情報を、短く確実に伝える | 確かめてから使う（2） |
| 断りの返事を書く | 相手との関係を保ったまま、できないことを伝える | 確かめてから使う（2） |
| 催促の連絡をする | 角を立てずに、期限を守ってもらう | 確かめてから使う（2） |
| 日報・週報をまとめる | その週にやったことを、読む人の関心に合わせて整理する | 確かめてから使う（2） |
| マニュアルの手順を書く | 初めての人が、その通りにやれば終わる文にする | 確かめてから使う（2） |
ほかに3件あります。ビジネス文書の一覧で見られます。
メールの下書きを作るの他のページ
この用途については、5つの角度でまとめています。
| ページ | 書いていること |
|---|---|
| メールの下書きを作るの指示文 | そのまま使える指示文と、その形にしている理由 |
| メールの下書きを作るの書き方 | この用途で外さないための組み立て方 |
| メールの下書きを作るのツール選び | 文章・対話のツールの中で、この用途に向くもの |
| メールの下書きを作るの応用 | 慣れてきたときの進め方と、他の用途との組み合わせ |
メールの下書きを作るを使う場面
要件と相手との関係を伝えて、送れる形のメールにするという作業です。実際に使う場面を押さえておくと、指示文に何を書けばいいかが決まります。
- 出てきたものを誰が見るか
- 書いた人以外が読む。多くの場合、相手は忙しい
- いつ使うか
- 締め切りが決まっていることが多い
- 間違えたときに何が起きるか
- 誤った情報を送ると訂正の連絡が必要になり、信用に関わる
- かかる時間の目安
- 下書きまで数分。確かめに同じくらいかかる
メールの下書きを作るで渡すのは伝えたい要件、相手との関係、締め切り、返ってくるのは件名と本文です。この2つがはっきりしていないうちに指示文を書くと、一般論しか返ってきません。
使う前に決めておくこと
指示文を書き始める前に、次を決めておいてください。ここが決まっていないと、何度書き直しても結果が安定しません。
- 相手が誰か（役職、関係、これまでのやり取り）
- 相手にしてほしい行動
- 締め切り
- 社外に出せない情報が含まれていないか
相手が誰か（役職、関係、これまでのやり取り）
これが決まらないうちは、指示文を書いても意味がありません。メールの下書きを作るの場合、ここが曖昧だと出てくるものも曖昧になります。
相手にしてほしい行動
2つめ以降は、指示文の条件として書き足す部分です。書かなければAIが勝手に決めます。
締め切り
書き忘れると、あとから直すことになります。最初に決めておくほうが速く終わります。
社外に出せない情報が含まれていないか
書き忘れると、あとから直すことになります。最初に決めておくほうが速く終わります。
出てきたものの確かめ方
メールの下書きを作るの出力は、そのまま任せられる段階（1／3）です。大きな確認は要りませんが、次だけは見てください。
- 固有名詞（会社名、人名、部署名）が正しいか
- 日付と金額が正しいか
- 敬語が相手との関係に合っているか
- 添付や参照先が実在するか
固有名詞（会社名、人名、部署名）が正しいか
固有名詞は、元の材料に無いものが混ざることがあります。1つずつ元を当たってください。
日付と金額が正しいか
数字は、元の材料を検索して一致するか確かめます。要約の中に埋め込まれた数字は、とくに間違いに気づきにくくなります。
敬語が相手との関係に合っているか
目で追うだけでは見落とします。項目を1つずつ潰す形で確かめてください。
添付や参照先が実在するか
目で追うだけでは見落とします。項目を1つずつ潰す形で確かめてください。
期待どおりの答えが返ってきたときこそ確かめてください。自分が望んでいた結論が出ると、検算をしないまま通してしまいます。
メールの下書きを作るの前後にある作業
メールの下書きを作るは、たいてい一連の作業の途中にあります。前後を意識すると、渡す材料と出力の形が決まります。
| 段階 | すること | AIに任せられるか |
|---|---|---|
| 前 | 伝えたい要件、相手との関係、締め切りを用意する | 材料集めは自分でやることが多い段階です |
| ここ | 要件と相手との関係を伝えて、送れる形のメールにする | そのまま任せられる（1／3） |
| 後 | 件名と本文を確かめて使う | 確かめるのは人の仕事です |
同じ流れで使う用途
| 用途 | させること |
|---|---|
| 議事録から決定事項を抜き出す | 会議の文字起こしから、決まったことと持ち帰りだけを取り出す |
| 長い資料を要約する | 読む時間がない資料から、判断に要る部分だけを取り出す |
| 報告書の構成を組む | 何を書くかは決まっているが、順番が決まらないときに骨組みを作る |
| 謝罪文を書く | 何が起きて、何をするのかを、過不足なく伝える |
| 稟議書の理由を書く | 欲しいものと、なぜ要るのかを、決裁者に伝わる形にする |
| 打ち合わせのアジェンダを作る | 限られた時間で決めることを決めるための進行表を作る |
| 社内向けのお知らせを書く | 全員に読ませる必要がある情報を、短く確実に伝える |
| 断りの返事を書く | 相手との関係を保ったまま、できないことを伝える |
前の段階で材料が揃っていないと、この段階で埋め合わせが起きます。埋め合わせられたものは、材料に無かったものです。
105用途の中でどこにいるか
このサイトには105用途を収録しています。メールの下書きを作るがどのあたりに位置するのかを数字で見ます。
| 見るもの | この用途 | 全体 | ||
|---|---|---|---|---|
| 分類 | ビジネス文書 | 11分類のうちの1つ | ||
| 同じ分類の用途数 | 15件 | 105件 | ||
| 任せ方 | そのまま任せられる（1） | 1:15件 / 2:84件 / 3:6件 | ||
| 向いているツールの分類 | 文章・対話 | 12件のツールがある |
分類ごとの用途数
| 分類 | 用途数 | 任せ方の内訳 | |
|---|---|---|---|
| ビジネス文書 | 15 | 1:3 / 2:11 / 3:1 | |
| 資料作成 | 8 | 1:2 / 2:6 / 3:0 | |
| 調べもの | 9 | 1:2 / 2:5 / 3:2 | |
| 文章を書く | 12 | 1:4 / 2:8 / 3:0 | |
| 学習 | 9 | 1:2 / 2:7 / 3:0 | |
| データ・表計算 | 9 | 1:1 / 2:8 / 3:0 | |
| 開発 | 12 | 1:0 / 2:12 / 3:0 | |
| 就職・転職 | 8 | 1:0 / 2:6 / 3:2 | |
| 画像生成 | 7 | 1:0 / 2:6 / 3:1 | |
| 暮らし | 9 | 1:1 / 2:8 / 3:0 | |
| AIとの付き合い方 | 7 | 1:0 / 2:7 / 3:0 |
任せ方の段階は「AIの性能」ではなく「間違えたときの影響」で決めています。3が多い分類は、AIに任せきれない判断が含まれる分野です。
メールの下書きを作るに関わる言葉
このページで使っている言葉のうち、意味を取り違えやすいものをまとめました。
- プロンプト
- AIに渡す指示文のこと。日本語では「指示文」と書きます。長さに決まりはなく、条件を並べた数百字のものが普通です。
- カスタム指示
- 毎回同じことを書かなくて済むよう、あらかじめ登録しておく指示。サービスによって呼び方が違います（システムプロンプト、カスタムインストラクションなど）。
- ハルシネーション
- AIが事実でないことを、事実のように書いてしまうこと。文章としては自然なまま起きるので、読んで違和感を探すだけでは見つかりません。
- コンテキスト
- 一度に渡せる文章の量。これを超えると、前のほうの内容が扱われなくなります。
- トークン
- AIが文章を数える単位。日本語はおおよそ1文字が1トークン前後です。料金がトークン数で決まるサービスがあります。
メールの下書きを作るについて、よくある質問
指示文をそのままコピーして使えますか？
かっこの中を自分の状況に置き換えれば使えます。置き換えずに送ると、伝えたい要件、相手との関係、締め切りが無い状態になるので、一般的な話しか返りません。
どのAIで使えますか？
文章・対話に分類されるツールなら、どれでも基本的な形は通ります。ツールごとの違いはメールの下書きを作るのツール選びにまとめました。
出てきたものをそのまま使っていいですか？
この用途は「そのまま任せられる」段階です。固有名詞と数字だけ確かめれば、多くの場合そのまま使えます。
毎回結果が違うのですが
出力の形を数で指定し、欲しい形の見本を1つ添えると揺れが減ります。完全に同じにはなりません。詳しくはうまくいかないときを見てください。
社外に出せない情報を渡しても大丈夫ですか？
使うサービスの設定によっては、入力した内容が学習に使われます。固有名詞をA社・B社に置き換える、数字を丸めるなどして渡すか、会社の規定を確かめてください。
間違えたときにどうなりますか？
誤った情報を送ると訂正の連絡が必要になり、信用に関わるです。だからこのページでは、確かめ方まで書いています。
どのくらい時間がかかりますか？
下書きまで数分。確かめに同じくらいかかるです。確かめる時間を見込んでおいてください。
このページで分かったこと
- メールの下書きを作るは「要件と相手との関係を伝えて、送れる形のメールにする」ための用途
- 渡すのは伝えたい要件、相手との関係、締め切り、返ってくるのは件名と本文
- 任せ方はそのまま任せられる（1／3）
- つまずくのは：謝罪や依頼の度合いをAIが判断できず、軽すぎたり重すぎたりする。
- 向いているツールは文章・対話の分類
誤った情報を送ると訂正の連絡が必要になり、信用に関わる。出てきたものは、このページの「確かめ方」を通してから使ってください。
症状から原因を引く
出てきたものを見て、次の表から当てはまるものを探してください。
| 出てきたもの | 原因 | 直す場所 |
|---|---|---|
| どこかで読んだような内容 | 材料が渡っていない | 伝えたい要件、相手との関係、締め切りを実際に貼る |
| 指示より長い／短い | 長さが数で指定されていない | 「◯◯字で」を足す |
| 毎回違う形 | 出力の形が指定されていない | 形を数で指定し、見本を添える |
| 材料に無い話 | 禁止が書かれていない | 「補わないでください」を足す |
| 当たり障りがない | 読む人と場面が無い | 相手と場面を書く |
| 案が全部似ている | 違いを言わせていない | 「それぞれ何が違うか添えて」を足す |
| 一部の指示が無視される | 条件が多すぎる | 作業を2回に分ける |
| 自信ありげに間違っている | 確かめる工程が無い | 事実に関わる記述を抜き出して1つずつ当たる |
確かめの手順
メールの下書きを作るの出力を確かめるとき、目で追うだけでは見落とします。次の順で潰してください。
- 数字を全部拾う。拾ったものを、元の材料で検索する
- 固有名詞を全部拾う。会社名・人名・製品名・地名を、元の材料と突き合わせる
- 日付を確かめる。相対的な表現（来週、今年度）は具体的な日付に直っているか
- 断定している箇所を探す。材料に根拠があるか見る
- 出典やURLが示されていれば、開く。開けないものは無かったものとして扱う
この手順は、出力が短いほど速く終わります。長い出力を一度に確かめようとすると、途中で集中が切れます。
直しても直らないとき
指示文をいくら変えても結果が変わらないなら、原因は指示文の外にあります。
- 材料に答えが無い
- 渡した伝えたい要件、相手との関係、締め切りの中に、欲しい答えの元になる情報が入っていない。これが一番多い原因です。
- 作業が大きすぎる
- 1回で複数のことをさせている。分けると通ることがあります。
- 会話が長くなりすぎている
- 前のほうの指示が薄れています。新しく始め直して、要る条件だけを最初に書きます。
- ツールが向いていない
- ツール選びで、この用途に向くものを確かめてください。
- そもそもAI向きの作業ではない
- 材料を集める手間のほうが大きい作業は、直接やったほうが速いことがあります。
仕事の文章でAIを使うときに気をつけること
ビジネス文書の用途に共通して効くことをまとめます。メールの下書きを作るにも当てはまります。
- 社名・人名・部署名は必ず確かめる
- 元の材料に無い固有名詞が混ざることがあります。送ってしまうと訂正の連絡が要ります。出力の中の固有名詞を全部拾って、材料に同じ表記があるか検索してください。
- 日付は相対表現を残さない
- 「来週」「今月末」のまま送ると、読む人の受け取り方がずれます。具体的な日付に直してください。AIに直させる場合は、今日の日付を渡す必要があります。
- 金額と数量は二重に確かめる
- 桁が1つ違っても文章としては自然に読めます。元の材料と1桁ずつ突き合わせてください。
- 敬語は相手との関係で決まる
- AIは相手との関係を知りません。「取引先の担当者」「社内の上長」「初めて連絡する相手」のどれかを必ず書いてください。
- 社外に出せない情報を渡さない
- 顧客名や未公開の情報を含む文章は、そのまま渡さずA社・B社に置き換えます。会社の規定を先に確かめてください。
この分類の作業の流れ
- 材料を集める（メモ、前のやり取り、資料）
- 相手と用件を決める
- 指示文で下書きを作る
- 固有名詞・日付・金額を確かめる
- 敬語と長さを整える
- 送る
メールの下書きを作るは、この流れの中では「指示文で下書きを作る」のあたりに入ります。前後の段階を自分でやることを前提にしてください。
近い用途の探し方
105用途は、分類のほかに「任せ方」でも並べられます。同じ任せ方の用途は、確かめる手間も似ます。
| 任せ方 | 意味 | 用途数 | この用途 | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | そのまま任せられる | 15 | ここ | |
| 2 | 確かめてから使う | 84 | ||
| 3 | 人が判断する | 6 |
同じ「そのまま任せられる」の用途
| 用途 | 分類 | させること |
|---|---|---|
| 報告書の構成を組む | ビジネス文書 | 何を書くかは決まっているが、順番が決まらないときに骨組みを作る |
| 打ち合わせのアジェンダを作る | ビジネス文書 | 限られた時間で決めることを決めるための進行表を作る |
| スライドの構成を作る | 資料作成 | 伝えたいことを、めくる順番に並べ替える |
| グラフの選び方を相談する | 資料作成 | 手元の数字を、どのグラフで見せるか決める |
| 専門用語を素人向けに言い換える | 調べもの | 分野の外の人に通じる言葉にする |
| 調べる観点を洗い出す | 調べもの | 何を調べればいいか分からないときに、切り口を出してもらう |
| ブログ記事の構成を作る | 文章を書く | 何を、どの順で書くかを決める |
| タイトルを複数案出す | 文章を書く | 同じ内容に、切り口の違うタイトルを付ける |
| 文章を短くする | 文章を書く | 長すぎる文を、意味を保ったまま縮める |
| SNSの投稿文を作る | 文章を書く | 限られた文字数で、見てもらう入口を作る |
分類から探す
| 分類 | 用途数 | 中心になる作業 | |
|---|---|---|---|
| ビジネス文書 | 15 | 指示文で下書きを作る | |
| 資料作成 | 8 | 構成を作る | |
| 調べもの | 9 | 一次情報を探す | |
| 文章を書く | 12 | 構成を作る | |
| 学習 | 9 | AIに説明してもらう | |
| データ・表計算 | 9 | 処理の前に件数を数える | |
| 開発 | 12 | 外部に影響する処理を確かめる | |
| 就職・転職 | 8 | 重なる部分を選ぶ | |
| 画像生成 | 7 | 指示文を組み立てる | |
| 暮らし | 9 | AIに候補を出してもらう | |
| AIとの付き合い方 | 7 | 指示文を作る |
場面別の書き換え例
同じメールの下書きを作るでも、急いでいるときと大事な場面では、書く量が変わります。3つの形を用意しました。
1. 急いでいるとき（最短の形）
要件と相手との関係を伝えて、送れる形のメールにするてください。
出力：件名と本文
材料に無いことは補わないでください。
---
（伝えたい要件、相手との関係、締め切り）材料を渡すことと、補わせないこと。この2つだけは削れません。これ以外を削ったのがこの形です。形が毎回変わってもいい場面で使ってください。
2. 大事な場面（条件を足した形）
要件と相手との関係を伝えて、送れる形のメールにするてください。
・読む人：（誰が見るか）
・使う場面：（どこで使うか）
・分量：（◯◯字／◯項目）
出力の形：件名と本文
守ってほしいこと：
・材料に書かれていないことは補わないでください
・分からない箇所は「分からない」と書いてください
・謝罪や依頼の度合いをAIが判断できず、軽すぎたり重すぎたりするという失敗を避けてください
---
（伝えたい要件、相手との関係、締め切り）読む人・場面・分量を足し、この用途で起きやすい失敗を名指しで避けさせています。謝罪や依頼の度合いをAIが判断できず、軽すぎたり重すぎたりする。
3. 慣れてきたとき（保存する形）
【固定部分：カスタム指示やメモに保存する】
要件と相手との関係を伝えて、送れる形のメールにするときは、次を守ってください。
・出力は「件名と本文」の形にする
・材料に無いことは補わない
・分からない箇所は「分からない」と書く
【毎回書く部分】
伝えたい要件、相手との関係、締め切り：
読む人：
分量：固定部分をカスタム指示に入れておけば、毎回書くのは下半分だけになります。使うたびに直したところがあれば、固定部分に反映してください。自分の仕事に合った形に育ちます。
3つの使い分け
| 場面 | 使う形 | 確かめる量 |
|---|---|---|
| 下書きが欲しいだけ | 1. 最短 | 固有名詞と数字だけ |
| そのまま人に見せる | 2. 条件つき | このページの確かめ方をひととおり |
| 毎週・毎月やる | 3. 保存する形 | チェックリストにして毎回通す |
メールの下書きを作るの任せ方はそのまま任せられる（1／3）です。1の形でも足りる場面が多い用途です。
AIを使うときに、ずっと効くこと
用途が変わっても変わらないことが4つあります。うまくいかないときは、ここに戻ってください。
- 材料が9割
- 指示文をいくら磨いても、渡す材料が足りなければ結果は変わりません。メールの下書きを作るなら伝えたい要件、相手との関係、締め切りです。ここを用意する手間を惜しまないでください。
- 書かないことは起きない
- 「補わないでください」「分からないなら分からないと書いてください」。書かなければ、必ず補われます。禁止は明示するものです。
- 一度に1つだけ変える
- 指示文を直すときは1箇所ずつです。まとめて変えると、何が効いたのか分からなくなり、次に活かせません。
- 期待どおりのときこそ確かめる
- 自分が望んでいた結論が返ってくると、検算をしないまま通してしまいます。もっともらしい文章は、内容を確かめずに信じてしまうものです。
4つめが、いちばん見落とされます。うまくいかないときは自然に疑いますが、うまくいったときは疑いません。メールの下書きを作るで出てきたものも、期待どおりだったときほど確かめてください。
この用途に戻るとき
メールの下書きを作るについては、次の5ページにまとめています。困ったときに合うページを開いてください。
メールの下書きを作るで渡す材料の用意
この用途で渡すのは伝えたい要件、相手との関係、締め切りです。ここが揃っていないまま指示文を送ると、AIは足りない部分を埋めます。埋められたものは、元の材料に無かったものです。
材料が足りているかの見分け方
渡そうとしている材料を見て、「この中に答えの元があるか」を自分に聞いてください。無いなら、指示文をどう書いても出てきません。件名と本文を作るのに要る情報が、材料の中にあるかどうかです。
材料が足りないときにできること
- 集めてから渡す
- いちばん確実です。手間はかかりますが、確かめる時間が減るので結局は速く終わります。
- 範囲を狭める
- 材料がある部分だけに絞って頼みます。メールの下書きを作るを一度に全部やらず、分かっている範囲から始めます。
- 分からないと書かせる
- 「材料から分からないことは、分からないと書いてください」を足します。埋められるより、空欄のほうが扱えます。
- AIに何が足りないか聞く
- 「件名と本文を作るのに、この材料で足りない情報は何ですか」と聞くと、集めるものが分かります。
渡してはいけないもの
材料に次が含まれていないか、送る前に見てください。使うサービスの設定によっては、入力した内容が学習に使われます。
| 種類 | どうするか |
|---|---|
| 顧客名・取引先名 | A社・B社に置き換える |
| 個人が特定できる情報 | 削るか、記号に置き換える |
| 未公開の数字 | 桁だけ合わせた仮の数字にする |
| 社外秘の資料 | 構造だけ渡して、中身は渡さない |
一度渡したものは取り消せません。メールの下書きを作るがそのまま任せられる段階（1／3）であることとは別に、この判断は毎回必要です。会社の規定を先に確かめてください。
メールの下書きを作るをAIでやらないほうがいい場合
便利な用途を集めたサイトですが、使わない判断も同じくらい大事です。メールの下書きを作るについて、次に当てはまるなら自分でやったほうが速く終わります。
- 1回しかやらない
- 指示文を組み立て、出てきたものを確かめる時間のほうが、要件と相手との関係を伝えて、送れる形のメールにする時間より長くなることがあります。
- 材料を用意する手間が大きい
- 伝えたい要件、相手との関係、締め切りを整えるだけで終わってしまうなら、そのまま自分で仕上げたほうが速いことがあります。
- 確かめる時間が作る時間を超える
- 確かめに時間がかかる作業は、最初から自分でやるほうが確実です。
- 判断そのものが仕事
- 材料の整理は任せられますが、決めることは任せられません。決める部分をAIに渡すと、根拠のない結論を受け取ることになります。
- 渡せない情報が中心にある
- 置き換えて渡すと、その作業の意味が無くなることがあります。
このページは失敗と直し方について書いていますが、そもそも使うかどうかを先に決めてください。使わない判断も、使い方の一部です。