複数ページの内容を、1枚に収まる形に削るときに使える指示文です。かっこの中を自分の状況に置き換えれば、そのまま使えます。渡すものは元の資料、伝えたいこと、返ってくるのは1枚に載せる要素です。
この用途の概要
| 何をさせるか | 複数ページの内容を、1枚に収まる形に削る |
|---|---|
| 渡すもの | 元の資料、伝えたいこと |
| 返ってくるもの | 1枚に載せる要素 |
| 分類 | 資料作成 |
| 向いているツール | 文章・対話 |
| 任せ方 | 確かめてから使う（2／3） |
1枚にまとめる｜そのまま使える指示文
かっこの中を自分の状況に置き換えて、そのままコピーして使えます。
次の内容を1枚にまとめたいです。
・伝えたい相手：
・その人が決めること：
・持ち時間：（1枚を見せて話す時間）
条件：
・1枚に載せる要素を挙げてください
・載せないものも挙げてください（なぜ落とすかも）
・どこに何を置くかの配置案を、言葉で示してください
---
（ここに元の内容を貼る）この形にしている理由。1枚にまとめる作業は「何を落とすか」を決める作業。落とすものを明示させると迷いが減る。
この指示文が何をしているか
指示文を部分ごとに分けると、それぞれ別の役目を持っています。
- 渡す材料の指定
- かっこで示した部分に、元の資料、伝えたいことを入れます。ここが空のまま送ると、AIが一般論で埋めます。
- 出力の形の指定
- 1枚に載せる要素という形を指定しています。形を決めておくと、毎回同じ構造で返ってくるので、次の作業につなげやすくなります。
- やってはいけないことの指定
- 「補わない」「推測しない」といった禁止を入れています。これを書かないと、材料にないことが混ざります。
つまずくところ
全部載せようとして、字が小さくなり結局読まれない。
こうすると直る
相手が決めることに関係しない要素は落とす。落とした分は口頭か別紙にする。
どこまで任せられるか
この用途の任せ方は確かめてから使う（2／3）です。形は任せられますが、中身は確かめる必要があります。事実に関わる部分は元の資料と突き合わせてください。
| 段階 | 意味 | この用途は |
|---|---|---|
| 1 | そのまま任せられる | |
| 2 | 確かめてから使う | ここ |
| 3 | 人が判断する |
段階は「AIの性能」ではなく「間違えたときの影響」で決めています。文章の言い回しを間違えても直せますが、契約や体調に関わる判断を間違えると取り返しがつきません。
どの用途にも効く6つの原則
この6つは、どの指示文にも共通して効きます。うまくいかないときは、まずこのどれかが抜けていないかを見てください。
- 役割を決める
- ただ「書いて」と頼むより、「新人に説明する立場で」「校正者として」のように立場を決めると、出てくる文の前提がそろいます。
- 入力を先に、条件を後に
- 渡す材料と、守ってほしい条件を分けて書きます。混ざっていると、条件が材料の一部として読まれることがあります。
- 出力の形を数で指定する
- 「いくつ」「何字」「どの順」を数で指定します。「簡潔に」は人によって長さが違いますが、「200字で」は揺れません。
- してほしくないことを書く
- 「補わないでください」「推測で書かないでください」は、書かないと必ず補われます。
- 分からないときの言い方を決める
- 「分からない場合は分からないと書いてください」を入れておくと、それらしい答えで埋められずに済みます。
- 例を1つ見せる
- 欲しい形の見本を1つ渡すと、説明を重ねるより早く伝わります。
1枚にまとめるの指示文では、とくに「出力の形を数で指定する」と「してほしくないことを書く」が効きます。全部載せようとして、字が小さくなり結局読まれない。
使う前に確かめること
- かっこの中を、自分の状況に置き換えたか
- 渡す材料が揃っているか（足りないまま送ると埋められます）
- 社外に出せない情報が含まれていないか
- 出てきたものを、そのまま使うのか確かめてから使うのか決めたか
とくに3つめは、使うサービスの設定によっては入力した内容が学習に使われることがあります。会社の規定を先に確かめてください。
「資料作成」の他の用途
同じ分類には8件あります。似た場面で使うものは、指示文の書き方も似ます。
| 用途 | させること | 任せ方 |
|---|---|---|
| スライドの構成を作る | 伝えたいことを、めくる順番に並べ替える | そのまま任せられる（1） |
| 表にまとめる | ばらばらの情報を、比べられる形に整える | 確かめてから使う（2） |
| 図解の案を出す | 文章で説明していることを、絵にする方法を考える | 確かめてから使う（2） |
| グラフの選び方を相談する | 手元の数字を、どのグラフで見せるか決める | そのまま任せられる（1） |
| 配色を決める | 見やすさと、伝えたい印象の両方を満たす色を選ぶ | 確かめてから使う（2） |
| 1枚にまとめる | 複数ページの内容を、1枚に収まる形に削る | 確かめてから使う（2） |
| 数字の見せ方を決める | 同じ数字を、どう書けば誤解されないかを決める | 確かめてから使う（2） |
| チェックリストを作る | 漏れなく、順番に確かめられる一覧にする | 確かめてから使う（2） |
1枚にまとめるの他のページ
この用途については、5つの角度でまとめています。
| ページ | 書いていること |
|---|---|
| 1枚にまとめるの書き方 | この用途で外さないための組み立て方 |
| 1枚にまとめるの失敗と直し方 | うまくいかないときに、指示文のどこを変えるか |
| 1枚にまとめるのツール選び | 文章・対話のツールの中で、この用途に向くもの |
| 1枚にまとめるの応用 | 慣れてきたときの進め方と、他の用途との組み合わせ |
1枚にまとめるを使う場面
複数ページの内容を、1枚に収まる形に削るという作業です。実際に使う場面を押さえておくと、指示文に何を書けばいいかが決まります。
- 出てきたものを誰が見るか
- 会議やプレゼンで、複数人が同時に見る
- いつ使うか
- 作り直す時間が取れないことが多い
- 間違えたときに何が起きるか
- 数字の見せ方を誤ると、間違った判断につながる
- かかる時間の目安
- 構成まで数分。作り込みは別
1枚にまとめるで渡すのは元の資料、伝えたいこと、返ってくるのは1枚に載せる要素です。この2つがはっきりしていないうちに指示文を書くと、一般論しか返ってきません。
使う前に決めておくこと
指示文を書き始める前に、次を決めておいてください。ここが決まっていないと、何度書き直しても結果が安定しません。
- 見る人が何を決めるのか
- 持ち時間
- 使う場（画面／印刷／プロジェクター）
- 既にある資料との一貫性
見る人が何を決めるのか
これが決まらないうちは、指示文を書いても意味がありません。1枚にまとめるの場合、ここが曖昧だと出てくるものも曖昧になります。
持ち時間
2つめ以降は、指示文の条件として書き足す部分です。書かなければAIが勝手に決めます。
使う場（画面／印刷／プロジェクター）
書き忘れると、あとから直すことになります。最初に決めておくほうが速く終わります。
既にある資料との一貫性
書き忘れると、あとから直すことになります。最初に決めておくほうが速く終わります。
出てきたものの確かめ方
1枚にまとめるの出力は、確かめてから使う段階（2／3）です。形は任せられますが、中身は次の観点で確かめてください。
- 数字の出所が言えるか
- 軸や単位が正しいか
- 色だけで意味を区別していないか
- 小さい文字が読めるか
数字の出所が言えるか
数字は、元の材料を検索して一致するか確かめます。要約の中に埋め込まれた数字は、とくに間違いに気づきにくくなります。
軸や単位が正しいか
目で追うだけでは見落とします。項目を1つずつ潰す形で確かめてください。
色だけで意味を区別していないか
目で追うだけでは見落とします。項目を1つずつ潰す形で確かめてください。
小さい文字が読めるか
目で追うだけでは見落とします。項目を1つずつ潰す形で確かめてください。
期待どおりの答えが返ってきたときこそ確かめてください。自分が望んでいた結論が出ると、検算をしないまま通してしまいます。
1枚にまとめるの前後にある作業
1枚にまとめるは、たいてい一連の作業の途中にあります。前後を意識すると、渡す材料と出力の形が決まります。
| 段階 | すること | AIに任せられるか |
|---|---|---|
| 前 | 元の資料、伝えたいことを用意する | 材料集めは自分でやることが多い段階です |
| ここ | 複数ページの内容を、1枚に収まる形に削る | 確かめてから使う（2／3） |
| 後 | 1枚に載せる要素を確かめて使う | 確かめるのは人の仕事です |
同じ流れで使う用途
| 用途 | させること |
|---|---|
| スライドの構成を作る | 伝えたいことを、めくる順番に並べ替える |
| 表にまとめる | ばらばらの情報を、比べられる形に整える |
| 図解の案を出す | 文章で説明していることを、絵にする方法を考える |
| グラフの選び方を相談する | 手元の数字を、どのグラフで見せるか決める |
| 配色を決める | 見やすさと、伝えたい印象の両方を満たす色を選ぶ |
| 数字の見せ方を決める | 同じ数字を、どう書けば誤解されないかを決める |
| チェックリストを作る | 漏れなく、順番に確かめられる一覧にする |
前の段階で材料が揃っていないと、この段階で埋め合わせが起きます。埋め合わせられたものは、材料に無かったものです。
105用途の中でどこにいるか
このサイトには105用途を収録しています。1枚にまとめるがどのあたりに位置するのかを数字で見ます。
| 見るもの | この用途 | 全体 | ||
|---|---|---|---|---|
| 分類 | 資料作成 | 11分類のうちの1つ | ||
| 同じ分類の用途数 | 8件 | 105件 | ||
| 任せ方 | 確かめてから使う（2） | 1:15件 / 2:84件 / 3:6件 | ||
| 向いているツールの分類 | 文章・対話 | 12件のツールがある |
分類ごとの用途数
| 分類 | 用途数 | 任せ方の内訳 | |
|---|---|---|---|
| ビジネス文書 | 15 | 1:3 / 2:11 / 3:1 | |
| 資料作成 | 8 | 1:2 / 2:6 / 3:0 | |
| 調べもの | 9 | 1:2 / 2:5 / 3:2 | |
| 文章を書く | 12 | 1:4 / 2:8 / 3:0 | |
| 学習 | 9 | 1:2 / 2:7 / 3:0 | |
| データ・表計算 | 9 | 1:1 / 2:8 / 3:0 | |
| 開発 | 12 | 1:0 / 2:12 / 3:0 | |
| 就職・転職 | 8 | 1:0 / 2:6 / 3:2 | |
| 画像生成 | 7 | 1:0 / 2:6 / 3:1 | |
| 暮らし | 9 | 1:1 / 2:8 / 3:0 | |
| AIとの付き合い方 | 7 | 1:0 / 2:7 / 3:0 |
任せ方の段階は「AIの性能」ではなく「間違えたときの影響」で決めています。3が多い分類は、AIに任せきれない判断が含まれる分野です。
1枚にまとめるに関わる言葉
このページで使っている言葉のうち、意味を取り違えやすいものをまとめました。
- プロンプト
- AIに渡す指示文のこと。日本語では「指示文」と書きます。長さに決まりはなく、条件を並べた数百字のものが普通です。
- カスタム指示
- 毎回同じことを書かなくて済むよう、あらかじめ登録しておく指示。サービスによって呼び方が違います（システムプロンプト、カスタムインストラクションなど）。
- ハルシネーション
- AIが事実でないことを、事実のように書いてしまうこと。文章としては自然なまま起きるので、読んで違和感を探すだけでは見つかりません。
- コンテキスト
- 一度に渡せる文章の量。これを超えると、前のほうの内容が扱われなくなります。
- トークン
- AIが文章を数える単位。日本語はおおよそ1文字が1トークン前後です。料金がトークン数で決まるサービスがあります。
1枚にまとめるについて、よくある質問
指示文をそのままコピーして使えますか？
かっこの中を自分の状況に置き換えれば使えます。置き換えずに送ると、元の資料、伝えたいことが無い状態になるので、一般的な話しか返りません。
どのAIで使えますか？
文章・対話に分類されるツールなら、どれでも基本的な形は通ります。ツールごとの違いは1枚にまとめるのツール選びにまとめました。
出てきたものをそのまま使っていいですか？
この用途は「確かめてから使う」段階です。形はそのまま使えますが、中身は確かめてください。
毎回結果が違うのですが
出力の形を数で指定し、欲しい形の見本を1つ添えると揺れが減ります。完全に同じにはなりません。詳しくはうまくいかないときを見てください。
社外に出せない情報を渡しても大丈夫ですか？
使うサービスの設定によっては、入力した内容が学習に使われます。固有名詞をA社・B社に置き換える、数字を丸めるなどして渡すか、会社の規定を確かめてください。
間違えたときにどうなりますか？
数字の見せ方を誤ると、間違った判断につながるです。だからこのページでは、確かめ方まで書いています。
どのくらい時間がかかりますか？
構成まで数分。作り込みは別です。確かめる時間を見込んでおいてください。
このページで分かったこと
- 1枚にまとめるは「複数ページの内容を、1枚に収まる形に削る」ための用途
- 渡すのは元の資料、伝えたいこと、返ってくるのは1枚に載せる要素
- 任せ方は確かめてから使う（2／3）
- つまずくのは：全部載せようとして、字が小さくなり結局読まれない。
- 向いているツールは文章・対話の分類
数字の見せ方を誤ると、間違った判断につながる。出てきたものは、このページの「確かめ方」を通してから使ってください。
指示文を短くした版
毎回すべてを書くのが面倒なときは、ここまで削れます。削っても外してはいけないのは「材料を渡すこと」と「補わせないこと」の2つです。
次の内容を1枚にまとめたいです。
（元の資料、伝えたいことを貼る）この短い版で足りるかどうかは、出てきたものを見て決めてください。形が毎回変わる、材料にないことが混ざる——このどちらかが起きたら、元の長い版に戻します。
丁寧に書きたいとき
大事な場面では、次を足すと精度が上がります。
- 読む人を指定する
- 「（誰）が読む前提で」と書くと、専門用語の量と説明の細かさが変わります。
- 見本を1つ添える
- 欲しい形の見本を1つ渡すと、説明を重ねるより早く伝わります。過去にうまくいった出力を取っておくと使えます。
- 理由も書かせる
- 「そう判断した理由も書いてください」を足すと、判断が妥当かを確かめられます。ただし出力が長くなります。
- 段階を分ける
- 1枚にまとめるを1回でやらず、「まず観点を出す→選ぶ→本文を作る」と分けると、途中で方向を直せます。
この指示文を自分用に保存する
一度うまくいったら、次から書き直さずに済む形にしておきます。
- 毎回変わる部分（かっこの中）と、変わらない部分を分ける
- 変わらない部分を、カスタム指示やメモに保存する
- 変わる部分は、記入欄の形で残しておく（「相手：＿＿」のように）
- 使うたびに直したところがあれば、保存した側に反映する
4つめを続けると、自分の仕事に合った指示文が育ちます。毎回同じところを直しているなら、それは保存する側に書けます。
資料でAIを使うときに気をつけること
資料作成の用途に共通して効くことをまとめます。1枚にまとめるにも当てはまります。
- 数字の出所を言えるようにする
- 資料の数字は、必ず聞かれます。どこから取ったかを自分で説明できないものは載せないでください。
- 単位と軸を確かめる
- 月額と年額、税込と税抜、人数と件数。混ざっていると比較そのものが崩れます。
- 色だけで意味を持たせない
- 色が見分けにくい人に届きません。印刷やコピーでも失われます。形や位置も併せて使ってください。
- 見る場所で確かめる
- プロジェクターでは薄い色が飛びます。画面で決めた配色が本番で読めないことがあります。
- 1枚に詰め込みすぎない
- 入り切らない内容は、資料の後ろに回すか口頭で補います。字を小さくするのは最後の手段です。
この分類の作業の流れ
- 伝える相手と、決めてもらうことを決める
- 持ち時間からページ数を決める
- 構成を作る
- 数字と出所を揃える
- 見る場所で確かめる
- 仕上げる
1枚にまとめるは、この流れの中では「構成を作る」のあたりに入ります。前後の段階を自分でやることを前提にしてください。
近い用途の探し方
105用途は、分類のほかに「任せ方」でも並べられます。同じ任せ方の用途は、確かめる手間も似ます。
| 任せ方 | 意味 | 用途数 | この用途 | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | そのまま任せられる | 15 | ||
| 2 | 確かめてから使う | 84 | ここ | |
| 3 | 人が判断する | 6 |
同じ「確かめてから使う」の用途
| 用途 | 分類 | させること |
|---|---|---|
| 議事録から決定事項を抜き出す | ビジネス文書 | 会議の文字起こしから、決まったことと持ち帰りだけを取り出す |
| 長い資料を要約する | ビジネス文書 | 読む時間がない資料から、判断に要る部分だけを取り出す |
| 稟議書の理由を書く | ビジネス文書 | 欲しいものと、なぜ要るのかを、決裁者に伝わる形にする |
| 表にまとめる | 資料作成 | ばらばらの情報を、比べられる形に整える |
| 図解の案を出す | 資料作成 | 文章で説明していることを、絵にする方法を考える |
| キャッチコピーを考える | 文章を書く | 商品やサービスを一言で言う |
| 練習問題を作ってもらう | 学習 | 覚えたことを確かめる問題を出してもらう |
| 文章を添削してもらう | 学習 | 書いた文の、直すべきところを指摘してもらう |
| データの集計方法を相談する | データ・表計算 | 手元の数字から、何をどう出せば知りたいことが分かるかを決める |
| SQLを書いてもらう | データ・表計算 | 取りたいデータを日本語で伝えて、クエリにしてもらう |
分類から探す
| 分類 | 用途数 | 中心になる作業 | |
|---|---|---|---|
| ビジネス文書 | 15 | 指示文で下書きを作る | |
| 資料作成 | 8 | 構成を作る | |
| 調べもの | 9 | 一次情報を探す | |
| 文章を書く | 12 | 構成を作る | |
| 学習 | 9 | AIに説明してもらう | |
| データ・表計算 | 9 | 処理の前に件数を数える | |
| 開発 | 12 | 外部に影響する処理を確かめる | |
| 就職・転職 | 8 | 重なる部分を選ぶ | |
| 画像生成 | 7 | 指示文を組み立てる | |
| 暮らし | 9 | AIに候補を出してもらう | |
| AIとの付き合い方 | 7 | 指示文を作る |
場面別の書き換え例
同じ1枚にまとめるでも、急いでいるときと大事な場面では、書く量が変わります。3つの形を用意しました。
1. 急いでいるとき（最短の形）
複数ページの内容を、1枚に収まる形に削るてください。
出力：1枚に載せる要素
材料に無いことは補わないでください。
---
（元の資料、伝えたいこと）材料を渡すことと、補わせないこと。この2つだけは削れません。これ以外を削ったのがこの形です。形が毎回変わってもいい場面で使ってください。
2. 大事な場面（条件を足した形）
複数ページの内容を、1枚に収まる形に削るてください。
・読む人：（誰が見るか）
・使う場面：（どこで使うか）
・分量：（◯◯字／◯項目）
出力の形：1枚に載せる要素
守ってほしいこと：
・材料に書かれていないことは補わないでください
・分からない箇所は「分からない」と書いてください
・全部載せようとして、字が小さくなり結局読まれないという失敗を避けてください
---
（元の資料、伝えたいこと）読む人・場面・分量を足し、この用途で起きやすい失敗を名指しで避けさせています。全部載せようとして、字が小さくなり結局読まれない。
3. 慣れてきたとき（保存する形）
【固定部分：カスタム指示やメモに保存する】
複数ページの内容を、1枚に収まる形に削るときは、次を守ってください。
・出力は「1枚に載せる要素」の形にする
・材料に無いことは補わない
・分からない箇所は「分からない」と書く
【毎回書く部分】
元の資料、伝えたいこと：
読む人：
分量：固定部分をカスタム指示に入れておけば、毎回書くのは下半分だけになります。使うたびに直したところがあれば、固定部分に反映してください。自分の仕事に合った形に育ちます。
3つの使い分け
| 場面 | 使う形 | 確かめる量 |
|---|---|---|
| 下書きが欲しいだけ | 1. 最短 | 固有名詞と数字だけ |
| そのまま人に見せる | 2. 条件つき | このページの確かめ方をひととおり |
| 毎週・毎月やる | 3. 保存する形 | チェックリストにして毎回通す |
1枚にまとめるの任せ方は確かめてから使う（2／3）です。2か3の形を使い、確かめる工程を必ず通してください。
AIを使うときに、ずっと効くこと
用途が変わっても変わらないことが4つあります。うまくいかないときは、ここに戻ってください。
- 材料が9割
- 指示文をいくら磨いても、渡す材料が足りなければ結果は変わりません。1枚にまとめるなら元の資料、伝えたいことです。ここを用意する手間を惜しまないでください。
- 書かないことは起きない
- 「補わないでください」「分からないなら分からないと書いてください」。書かなければ、必ず補われます。禁止は明示するものです。
- 一度に1つだけ変える
- 指示文を直すときは1箇所ずつです。まとめて変えると、何が効いたのか分からなくなり、次に活かせません。
- 期待どおりのときこそ確かめる
- 自分が望んでいた結論が返ってくると、検算をしないまま通してしまいます。もっともらしい文章は、内容を確かめずに信じてしまうものです。
4つめが、いちばん見落とされます。うまくいかないときは自然に疑いますが、うまくいったときは疑いません。1枚にまとめるで出てきたものも、期待どおりだったときほど確かめてください。
この用途に戻るとき
1枚にまとめるについては、次の5ページにまとめています。困ったときに合うページを開いてください。
1枚にまとめるで渡す材料の用意
この用途で渡すのは元の資料、伝えたいことです。ここが揃っていないまま指示文を送ると、AIは足りない部分を埋めます。埋められたものは、元の材料に無かったものです。
材料が足りているかの見分け方
渡そうとしている材料を見て、「この中に答えの元があるか」を自分に聞いてください。無いなら、指示文をどう書いても出てきません。1枚に載せる要素を作るのに要る情報が、材料の中にあるかどうかです。
材料が足りないときにできること
- 集めてから渡す
- いちばん確実です。手間はかかりますが、確かめる時間が減るので結局は速く終わります。
- 範囲を狭める
- 材料がある部分だけに絞って頼みます。1枚にまとめるを一度に全部やらず、分かっている範囲から始めます。
- 分からないと書かせる
- 「材料から分からないことは、分からないと書いてください」を足します。埋められるより、空欄のほうが扱えます。
- AIに何が足りないか聞く
- 「1枚に載せる要素を作るのに、この材料で足りない情報は何ですか」と聞くと、集めるものが分かります。
渡してはいけないもの
材料に次が含まれていないか、送る前に見てください。使うサービスの設定によっては、入力した内容が学習に使われます。
| 種類 | どうするか |
|---|---|
| 顧客名・取引先名 | A社・B社に置き換える |
| 個人が特定できる情報 | 削るか、記号に置き換える |
| 未公開の数字 | 桁だけ合わせた仮の数字にする |
| 社外秘の資料 | 構造だけ渡して、中身は渡さない |
一度渡したものは取り消せません。1枚にまとめるが確かめてから使う段階（2／3）であることとは別に、この判断は毎回必要です。会社の規定を先に確かめてください。
1枚にまとめるをAIでやらないほうがいい場合
便利な用途を集めたサイトですが、使わない判断も同じくらい大事です。1枚にまとめるについて、次に当てはまるなら自分でやったほうが速く終わります。
- 1回しかやらない
- 指示文を組み立て、出てきたものを確かめる時間のほうが、複数ページの内容を、1枚に収まる形に削る時間より長くなることがあります。
- 材料を用意する手間が大きい
- 元の資料、伝えたいことを整えるだけで終わってしまうなら、そのまま自分で仕上げたほうが速いことがあります。
- 確かめる時間が作る時間を超える
- この用途は「確かめてから使う」段階です。確かめる工程を飛ばせません。確かめに時間がかかる作業は、最初から自分でやるほうが確実です。
- 判断そのものが仕事
- 材料の整理は任せられますが、決めることは任せられません。決める部分をAIに渡すと、根拠のない結論を受け取ることになります。
- 渡せない情報が中心にある
- 置き換えて渡すと、その作業の意味が無くなることがあります。
このページは指示文について書いていますが、そもそも使うかどうかを先に決めてください。使わない判断も、使い方の一部です。